ISO 9001 ¿Por dónde comienzo?
Algunos tienen la dicha de ver en la universidad o en algún curso previo una catedra completa de ISO 9001 y con mucha suerte de la versión más vigente, con ejemplos de aplicación y experiencias del facilitador.
Pero por más formación que tengamos, al momento de interpretar un requisito y adecuarlo a un proyecto en específico comienzan los retos y la búsqueda en google para ver modelos de formularios, manuales y toda la información documentada que sea útil para dar respuesta.
Quizás los que ya tienen un poco más de experiencia y comienzan a transmitir sus conocimientos, lo hacen al nivel intermedio y avanzado de personas que ya manejan sistemas de gestión de la calidad, pero el nivel básico queda un poco desatendido y es por eso que hoy regresé a mis orígenes e intente compartir con cada lector de este blog, las principales dificultades y recomendaciones básicas para comenzar a comprender este estándar reconocido a nivel internacional e implementado en 185 países con 867.802 certificados contabilizados y presentados en la página oficial www.iso.org , siendo el estándar con más presencia a nivel mundial.
Al principio, cuando leía los requisitos algunos eran fáciles de interpretar pero en casos como:
Requisito 6.3. Planificación y control de cambios.
Cuando la organización determine que es necesario realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, estos cambios deben ejecutarse de manera planificada (véase 4.4).
La organización debe considerar:
a) El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.
b) La integridad del Sistema de Gestión de la Calidad.
c) La disponibilidad de recursos.
d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
Interpretar este tipo de requisitos puede ser todo un desafío y mi primera recomendación es que NO COPIES lo establecido en otros sistemas, por más similar que parezca, cada proceso y sistema es totalmente diferente y debe ser implementado atendiendo a las necesidades y expectativas de clientes, partes interesadas y personal de la organización.
¿Por dónde comenzar?
1 Sentirte identificado con el concepto de calidad y su finalidad en cada empresa, proyecto y sistema, es sumamente importante saber de qué trata, antes de conocer a profundidad la norma ISO 9001 y todos los estándares, herramientas, técnicas y metodologías relacionadas con la gestión de la calidad.
2 La estructura de ISO 9001 está diseñada para dar respuesta a los requisitos del cliente y partes interesadas, con la gestión por procesos, el orden, la planificación y estandarización de las actividades ejecutadas, por eso es fundamental conocer la diferencia entre procesos y procedimientos:
| PROCESO | PROCEDIMIENTO |
| Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. | Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. |
Nota: estas y otras definiciones las puedes conseguir en la ISO 9000:2015
3 Los tres primeros capítulos de la norma no tienen requisitos, sin embargo, es de gran utilidad al momento de comenzar, leer un poco la introducción, objetivo, alcance y definición de términos, además de entrar en contexto te permitirá ir paso a paso, confieso que al principio no lo hice y después de muchos cursos en los que escuchaba “todo comienza en el capítulo 4” decidí leer estos capítulos y tuve mejor comprensión de la finalidad que tiene un sistema de gestión de calidad.
4 Calidad es fácil de integrar con sistemas de seguridad laboral, inocuidad, ambiente, responsabilidad social, entre otros. NO se debe ver como un sistema aislado que actúa en un momento especifico de cada actividad, al tener un sistema de gestión de la calidad tal como lo sugiere ISO 9001, la interacción entre los procesos es bidireccional y constante, cada proceso se convierte en un proveedor y cliente, con entradas y salidas bien definidas.
5 El verbo “debe” se convertirá en tu mejor aliado al momento de comprender la norma, cada vez que lo veas, estarás identificando un requisito obligatorio y el (los) verbo(s) que prosigan, serán las acciones que tomaras, por ejemplo:
Debe establecer, documentar y mantener… (Es obligatorio que se tenga determinada la actividad que se ejecutará para dar cumplimiento, se documente cada paso a realizar y se determinen los registros necesarios para mantener).
6 Comenzar por la planificación de los cambios y la fijación de metas es crucial para lograr la certificación, incluyendo un análisis de riesgos que se adapte a los recursos que determina y provee la organización.
7 Comprender que la calidad es hacer las cosas bien, aunque nadie te esté mirando, los registros saben decir la verdad y se necesita muy poca experiencia para conocer cuando esconden una desviación o son hechos simplemente para cumplir con un requisito.
8 La norma ISO 9000:2015 ofrece la definición de términos que entra en contexto con la aplicación de la norma ISO 9001:2015.
9 El pertenecer a otro proceso diferente a gestión de calidad no significa que se deba manejar por separado, la integración de los procesos es fundamental para el desarrollo de las actividades, comprendiendo las entradas y salidas del proceso.
10 Todos los sistemas van mejorando con el tiempo, es base de su estructura y su capítulo 10. Que habla sobre la mejora continua, conforme pasa el tiempo los procedimientos serán más concretos, no serán necesarios tantos formularios y registros para dar respuesta a los requisitos y tu adecuación a la norma te permitirá mejorar cada día un poco más, así que ánimo.
