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Mes: abril 2020
Análisis FODA, ¡Cómo hacerlo bien!

Análisis FODA, ¡Cómo hacerlo bien!

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El análisis FODA es una herramienta simple de gran ayuda al momento de analizar el contexto de la organización. Hay otras herramientas que también se utilizan como el análisis PEST o PESTEL, matriz de perfil competitivo y el análisis de Porter de las 5 fuerzas. Pero sin dudas el análisis FODA, también conocido como DAFO, DOFA o SWOT en inglés, es la más utilizada.

La matriz FODA es el acrónimo de Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. El análisis nos permitirá conocer la situación real en la que se encuentra nuestra organización y nos permitirá planificar las estrategias a futuro.

Análisis Interno

Las fortalezas y debilidades son internas a la Organización, características sobre las que se tiene cierto control y que pueden ser modificadas, es la posición que nos diferencia ya sea beneficiándonos o perjudicándonos frente a la competencia.

Decimos entonces que las fortalezas son las capacidades especiales con las que una organización cuenta para generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores para lograr sus objetivos y las debilidades son todos los factores que la organización ya tiene y que constituyen un impedimento para lograrlos.

Análisis Externo

Las oportunidades y las amenazas son externas a la organización, condiciones del contexto que rodean a la organización.
Cuando hablamos de oportunidades, decimos que son los factores positivos, favorables, que se encuentran en el entorno de la organización y que una vez identificados permiten obtener ventajas competitivas, en cuanto las amenazas, son situaciones negativas del entorno que pueden poner en riesgo la continuidad o crecimiento de la organización.

¿QUIÉNES deben participar del análisis FODA?

Para lograr los mejores resultados todos los niveles de la organización deberían participar del análisis. De ésta manera todos los sectores estarán cubiertos, desde las cuestiones estratégicas de la Dirección, hasta la entrega del producto. Lo que resultará mucho más representativo.

Por eso muchas organizaciones, van más allá en el análisis y realizan el análisis FODA con sus clientes y proveedores externos lo que agrega mayor valor a sus resultados y posterior análisis ya que la clave está en tener la mayor cantidad de puntos de vista diferentes.

Este análisis evaluará el contexto actual de la organización, lo que proporcionará información suficiente para determinar estrategias, y direccionar a la organización por el camino correcto.

¿CÓMO y por dónde empezamos?

Una de las mejores maneras de comenzar es que cada persona lo complete de manera individual, ya que puede producir mejores respuestas de que si se realizara en grupo. Cada persona tendrá sus propias ideas, lo que mantendrá la mayor cantidad de puntos de vista diferentes que mencionaba anteriormente.

1° Detectar fortalezas

Comenzamos por los aspectos positivos de la organización, asuntos que están bajo nuestro control. Preguntas como ¿En qué nos desempeñamos mejor? ¿Qué nos diferencia de la competencia? ¿Nuestro talento humano es competente? ¿Nuestra infraestructura es buena? ¿Cuáles son nuestras ventajas? ¿En qué somos mejores?

Las fortalezas también pueden ser reconocimientos recibidos, certificaciones, y procesos propios de la organización.

2° Definir oportunidades

Las oportunidades son las posibles ventajas que tiene la organización, y que no tenemos un control sobre éstas pero podemos desarrollar estrategias para aprovecharlas. Preguntas como ¿Existe alguna tendencia en el mercado que pueda favorecernos? ¿Existe alguna legislación o situación que pueda beneficiar a la organización?

Incluso si conseguimos eliminar una debilidad, podría abrirse una nueva oportunidad para la organización.

3° Detectar debilidades

A pesar de que las debilidades están bajo nuestro control, significan desventajas frente a la competencia y para el logro de nuestros objetivos. Preguntas como, ¿En qué podemos mejorar? ¿Qué podemos evitar? ¿Qué desventajas tenemos? ¿Qué factores disminuyen las ventas?

Además problemas en los procesos, en los productos o servicios prestados suelen ser ejemplos de debilidades.

4° Definir Amenazas

Las amenazas que son los factores externos a la organización, difícilmente podemos controlarlas. Para definirlas, preguntas como ¿A qué obstáculos se enfrenta la organización? ¿Qué están haciendo los competidores? ¿Puede alguna amenaza impedir mis actividades o continuidad? ¿Cómo nos afecta la política económica del estado?

Una vez recopilada toda la información, llega el momento de evaluar los resultados y definir las estrategias.

5° Definir estrategias.

Para facilitar el análisis se suele recurrir a la matriz FODA cruzada, de estrategias Ofensivas (FO), Defensivas (FA), de Reorientación (DO) y de Supervivencia (DA).

FO Ofensivas: La estrategia ofensiva: potencialmente es la estrategia de más éxito, en la que las fortalezas de la organización son utilizadas para aprovechar las oportunidades que se presenten.

FA Defensivas: La estrategia defensiva: intenta maximizar las fortalezas de la organización para afrontar las amenazas del ambiente.

DO Reorientación: La estrategia de reorientación pretende minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades.

DA Supervivencia: La estrategia de Supervivencia DA está orientada a minimizar tanto las debilidades como las amenazas.

Factores Externos  →
Factores
Internos ↓		Oportunidades Amenazas
O.1 Satisfacción del cliente con los productos.
O.2 Empresa líder con productos innovadores de excelente calidad.
O.3 Empresa reconocida en el país y en el exterior.
O.4 Nueva legislación que favorece la importación/exportación.		 O.1 Satisfacción del cliente con los productos.
O.2 Empresa líder con productos innovadores de excelente calidad.
O.3 Empresa reconocida en el país y en el exterior.
O.4 Nueva legislación que favorece la importación/exportación. 		A.1 Disminución de ventas por inestabilidad económica del país.
A.3 Aumento de precios de insumos continuos por incertidumbre cambiaria.
FortalezasFO Estrategias 
OFENSIVAS
Estrategias que utilizan las 
FORTALEZAS para 
MAXIMIZAR las 
OPORTUNIDADES 		FA Estrategias 
DEFENSIVAS
Estrategias que utilizan las FORTALEZAS para MINIMIZAR
 las AMENAZAS
F.1 Infraestructura adecuada, equipamiento de última generación.
F.2 Excelente calidad del producto final.
F.3 Competencia del personal, motivados y contentos.
F.4 Diseño y desarrollo propio.
F.5 Se anticipa a las necesidades del cliente.
F.6 Experiencia en el sector
O3.F4. Aprovechar el reconocimiento nacional e internacional para desarrollar nuevos productos innovadores. 		A1.F6.F5.F3. Afrontar la inestabilidad económica del país con la experiencia del sector, y anticiparse a las necesidades del cliente con personal altamente calificado.
DebilidadesDO Estrategias 
REORIENTACIÓN
Estrategias para
MINIMIZAR las 
DEBILIDADES 
aprovechando 
OPORTUNIDADES 		DA Estrategias 
SUPERVIVENCIA Estrategias para 
MINIMIZAR las 
DEBILIDADES 
evitando las 
AMENAZAS
D.1 Falta de planificación.
D.2 Poca capacidad de acceso al crédito.
D.3 Demoras en entrega por problemas con proveedores.
D.4 Falta de control proceso administrativo		 O.4.D.3 Aprovechar facilidades en las importaciones para conseguir nuevos proveedores que cumplan con plazo de entrega. D.1.A.1 Implantar planificación en la empresa para hacer frente a la disminución de las ventas debido a la inestabilidad económica del país.

El análisis FODA ayuda a las organizaciones a establecer metas y objetivos. Facilita la toma de decisiones estratégicas eficientes y nos ayuda a entender la organización desde distintos puntos de vista.

Consejos

  • Mantener el análisis FODA lo mas corto y simple posible, pero siempre incluyendo detalles importantes.
  • Al recopilar los resultados, ordénalos por importancia y criticidad para la organización.
  • Obtenga múltiples perspectivas solicitando información para su análisis a las partes interesadas externas.
  • Considere a sus competidores, si es necesario un análisis PEST puede ayudarlo significativamente a definir las amenazas y oportunidades.
  • Las estrategias deben establecerse, asignar responsables, determinar fechas, realizar planes de acción para asegurar su cumplimiento.
  • El análisis debe mantenerse actualizado, lo que quiere decir que se debe establecer una periodicidad para su revisión, y en caso de que cualquier acontecimiento modifique el contexto y afecte directamente al SGC, se deberá realizar un nuevo análisis.

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¿Por qué la gestión de la calidad es un aliada en tiempos de crisis?

¿Por qué la gestión de la calidad es un aliada en tiempos de crisis?

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Mantener el enfoque en la satisfacción del cliente, optimizar procesos, dinero y recursos es el gran salto para las empresas que priorizan la gestión de la calidad en tiempos de crisis.

De un día para otro nos encontramos en Home Office. Y esto no era una característica de una o más empresas por gusto personal. El repentino escenario del avance de la pandemia COVID-19 (o coronavirus) en todo el mundo, significó que las empresas de segmentos más diversos tuvieron que repensar de forma acelerada no sólo el formato de trabajo.

Pero el choque con la nueva realidad también ha estado frenando el pensamiento de los gerentes y la alta gerencia sobre el progreso de los proyectos que involucran una gestión de calidad.

El trabajo realizado en un equipo reducido que maneja solo las actividades básicas, la baja entrada de recursos financieros, ha resultado en la inseguridad de hacer una nueva inversión en tiempos de inestabilidad económica.

Ahora lo que está en juego también son todas las estrategias para garantizar la solidez de su negocio, anticipar las tendencias, el comportamiento del consumidor y minimizar los posibles impactos que podrían resultar en una crisis.

Esto significa que los proyectos dirigidos al sistema de gestión de la calidad todavía se consideran un gasto secundario en vista de tantos otros problemas pendientes. Después de todo, lo ideal es ver cómo se comportará el mercado en los próximos días para verificar si la inversión con la calidad es factible, ¿verdad?

¡Incorrecto!

Vea por qué la gestión de calidad puede ser un gran aliado y no un costo adicional para la empresa.

Optimice los procesos para ahorrar tiempo, dinero y recursos.

La gestión de calidad es estratégica en el proceso de toma de decisiones de las empresas. Y para aquellas empresas que aún no tienen procesos estructurados, es una buena oportunidad para comenzar y mantener actividades más integradas. Una vez que pueda ajustar estos estándares, también encontrará una mejor rentabilidad mientras ahorra recursos ante un posible escenario de crisis.

Otro consejo: utilice y abuse de la tecnología para ayudarlo a optimizar procesos, automatizar tareas y delegar responsabilidades. Concentrar todas las acciones en un único ambiente online, por ejemplo, también facilita la ejecución y un mayor control de todo el equipo, lo que contribuye a una mejor gestión del tiempo y la participación de los empleados para lograr resultados.

Por lo tanto, es más probable que supere los desafíos cuando utiliza un sistema que le permite flexibilidad para desarrollar acciones y realizar el seguimiento de los resultados en cualquier momento.

Asegure la satisfacción de sus clientes.

De acuerdo al informe sobre “Estado global del servicio al cliente”  realizado por Microsoft, el 95% de los encuestados señala que el servicio al cliente es uno de los elementos más importantes para elegir y fidelizar a una marca. Y en el 61% de los casos no dudan en cambiar de marca debido al mal servicio.

Los números prueban algo que como consumidores experimentamos a diario. Los clientes no dudarán en abandonar su marca si no se le ofrece un producto o servicio de calidad.

Con un Sistema de Gestión de Calidad alineado y con todos los procesos y metodologías de negocio sistematizados, podrá (¡y debería!) realizar el seguimiento de las percepciones de los clientes, en cuanto a sus necesidades y expectativas.

Tener indicadores y procesos mapeados, así como mantener decisiones enfocadas al cliente, da como resultado un servicio optimizado y con menos fallas. De esta manera es posible garantizar una mejor experiencia de usuario, mejorando la relación entre la empresa y el cliente.

Tratar las no conformidades e invertir en acciones preventivas.

Saber cómo lidiar con las no conformidades puede ser el diferencial para una empresa que busca minimizar los costos y prevenir problemas. En este sentido, la organización debe ser proactiva y no reactiva, es decir, ¿por qué dejar un dolor de cabeza para mañana que puede evitar hoy?.

Con un sistema de gestión de calidad bien estructurado, la empresa puede automatizar procesos y crear planes de acción para resolver problemas. Es decir, tendrá estructurada toda la planificación, ejecución y evaluación. De esta manera, reduce la incidencia de no conformidades, tratando y eliminando las causas fundamentales, ayudando a mantener los procesos de calidad más efectivos, asignados a la mejora continua, en lugar de centrarse en corregir errores repetitivos. Esto sin considerar el mejor tratamiento de acciones correctivas y preventivas.

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Es hora de reinventarse

Ya sea que trabaje de forma remota o no, las empresas no pueden parar.

En este nuevo momento que estamos viviendo a nivel global requiere que las empresas evalúen con urgencia sus procesos internos y cómo superarlos en eventos inesperados. En un mercado altamente competitivo, no hay más espacio para las empresas que aún tienen acciones incompletas que generan retrabajo o que no puedan contar con sistemas en la nube para dar continuidad a las acciones.

Esto también incluye pérdidas debido a una deficiente gestión documental , la falta de planificación de riesgos y reajustes a la forma de trabajar. Nada más debería estar en segundo plano, como correr el riesgo de que la organización también quede en segundo plano según las preferencias del cliente.

Y es debido a este mercado que se disputará cada vez más la implementación de un sistema de gestión de calidad, SGC, que está lejos de ser un gasto. Podría ser el gran salto que destaque la calidad en los productos de la compañía y cuánto se preocupa por ofrecer lo mejor al cliente.

Implementar un Sistema de Gestión de Calidad es transformar una cultura organizacional que proporcionará una nueva visión sobre el negocio y cómo la marca se relaciona con el mercado. Es hora de que los gerentes involucren a todos los empleados para transformar los procesos de la compañía y hacer que los sistemas de calidad sean altamente efectivos para que puedan ofrecer lo mejor al cliente.


Calidad antes y después de grandes acontecimientos

Calidad antes y después de grandes acontecimientos

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Son los hechos históricos los que han marcado de manera significativa el concepto de calidad a lo largo de la historia, su transformación y avances tienen mucho que ver con los grandes acontecimientos como guerras mundiales, la transición entre revoluciones industriales y llegando hoy en día a una parálisis mundial que nos invita a preguntarnos:

¿Qué pasará con la calidad después de la reciente pandemia COVID-19?

Las claves para responder a esta pregunta, las tenemos en los grandes acontecimientos recordados en los libros de historia y otros que no fueron tan representativos, pero aportan un gran valor a la forma que hoy en día se conoce a la calidad. 

Generaciones anteriores, nos dieron a personajes claves dentro de la calidad; tales como: Joseph Juran, William E. Deming, Philip B. Crosby, Kaoru Ishikawa y hoy en día la Generación X y los Millennials tenemos la responsabilidad de seguir escribiendo la historia de la calidad, aceptando el reto de refrescar su concepto, tomando en cuenta el contexto de una revolución industrial llena de avances tecnológicos,  un panorama económico complejo, clientes con necesidades y expectativas orientadas a la sostentibilidad, cada vez más exigentes con la mejora contínua de los productos y servicios que consumen. 

Si bien es cierto que antes y después de las guerras mundiales, las empresas se dieron cuenta que necesitaban urgentemente modificar sus estrategias de producción, la historia cuenta que los primeros pasos remontan a la antigua Babilonia, con una historia bastante particular y propia de esa época, así comienza la historia de la calidad: 

«Si un albañil construye una casa para un hombre, y su trabajo no es fuerte y la casa se derrumba matando a su dueño, el albañil será condenado a muerte.»

Los inspectores fenicios suprimieron todas las transgresiones repetidas de las normas de la calidad, cortándole la mano a quien hacía un producto defectuoso; aceptaban o rechazaban los productos y ponían en vigor las especificaciones gubernamentales.

Luego de un inicio no tan agradable, nos encontramos con la industrialización, sustituyendo en gran parte el trabajo manual por el trabajo mecánico, fue durante la primera guerra mundial cuando la calidad se insertó de manera más representativa en las industrias, la producción necesitaba de inspectores encargados de supervisar la efectividad de las operaciones realizadas y desde entonces esta figura ha sido clave para controlar los productos conformes. 

En los primeros años del siglo XX nos encontramos con otros personajes, hoy en día admirados por sus logros y aportes al advenimiento de la organización automotriz. La estrategia empresarial de Henry Ford y los métodos de producción pregonados por Frederick Taylor impulsaron las nuevas ideas sobre cómo manejar la organización industrial.

El siguiente cambio se dio en base al control estadístico, entre los años 1930 y 1950, ya no era suficiente con la inspección, se incluye el análisis y gran parte de los avances se vieron obligados a realizarse durante la segunda guerra mundial, identificando que el producto defectuoso se podía corregir en las etapas de producción, sin esperar a obtener el producto final. Comienzan aparecer los programas de sistemas de calidad, incorporando la planificación en todos los procesos operativos y administrativos. 

Hacemos un STOP;

para reflexionar sobre estos acontecimientos, ya que se consideran la base de lo que hoy en día conocemos como calidad y su estructura fue enriquecida por momentos agradables y otros incomodos, sin duda alguna el ser humano tiene la capacidad de crear e innovar en cualquier escenario, pero cuando se siente retado es el momento que desarrolla mejores competencias y estrategias adaptadas a los retos, contextos y eventos no esperados. 

La década de los 80 también se vio marcada por guerras de impacto menor, como la guerra fría, el terrorismo, la aparición de enfermedades como el VIH, sin embargo, paralelamente se crea la primera computadora y nace una de las mayores herramientas El internet, haciéndonos la pregunta:

¿Cómo hacían para gestionar sistemas antes de estos grandes inventos?

Seguramente no fue sencillo, pero las ganas de mejorar continuamente fueron suficientes para lograr cubrir las necesidades y expectativas de los clientes, con el enfoque de administrar la calidad para ser competitivos en medio de la gran expansión de las empresas con cultura de calidad. 

En los años 90 y hasta la fecha, la Calidad total es la protagonista, con la estandarización de los sistemas, normas reconocidas mundialmente como ISO 9001 y metodologías como Lean, 5s, just in time, entre otras que se ven involucradas dentro de la cuarta revolución industrial y la aparición de la calidad 4.0 y Big Data, son hoy en día el escenario con el que deben trabajar a diario los responsables de gestionar la calidad. 

Nos encontramos en el 2020, un año que al parecer trae más retos de los esperados, toma más fuerza el teletrabajo y crece la incertidumbre entre los empresarios, de ¿cómo se verá afectada la continuidad de sus negocios? 

De esta generación saldrá el próximo nombre recordado en los libros de calidad, la renovación de un concepto que hoy en día tiene acompañantes sumamente importantes como sostenibilidad, responsabilidad social, inocuidad, seguridad industrial, propiedad intelectual, habilidades duras y blandas que armadas de forma correcta darán paso a las nuevas metodologías y estrategias que necesita el siglo XIX para no quedar paralizado ante los cambios que se avecinan. 

 ¿Preparados para asumir el reto de renovar a la Calidad? 

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Caso de Éxito: Lapostolle Wines

Caso de Éxito: Lapostolle Wines

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La bodega Lapostolle Wines se encuentra ubicada en la localidad de Cunaco, vecina a Santa Cruz, Chile. Es la bodega original donde se fundó Lapostolle en 1994 y es ahí donde actualmente se producen los vinos Cuvée Alexandre, Lapostolle y Borobo.

Con un estilo tradicional de hacienda chilena, cuenta con una capacidad de producción de 3.300.000 litros en cubas de acero inoxidable y roble francés, y más de 3.500 barricas de roble francés.

La empresa posee 370 hectáreas en tres viñedos distintos (Casablanca, Cachapoal y Colchagua) y produce un total de 200.000 cajas anuales. Sus vinos se distribuyen en más de 60 países en el mundo.

Para proporcionar una solución simple y eficaz, para la problemática que presentaban, Lapostolle Wines implementó exitosamente dos módulos. El módulo de gestión de documentos y el módulo de gestión de no conformidades.

DOCUMENTOS fue desarrollado para simplificar la gestión de los documentos de calidad, facilitando creación, revisión y aprobación de documentos. De fácil acceso, con control de impresiones, permisos específicos a usuarios, y notificaciones vía correo electrónico sobre los cambios y la vigencia de los documentos.

A su vez, NO CONFORMIDADES, auxilia en el tratamiento de las no conformidades ayudando a identificar las causas raíz con la herramienta de los 5 Porqués, permitiendo elaborar planes de acción para solucionar los problemas, oportunidades de mejora y planes estratégicos. Las actividades como análisis de causa, tratamiento, eficacia son notificadas a los responsables vía correo electrónico. El seguimiento es constante y en tiempo real. El software se ajusta a los procedimientos establecidos por la empresa para tratamiento de incidencias y acciones correctivas.

Según Miriam Galaz, Subgerente de Calidad y Sustentabilidad, “las mayores dificultades que se tenían eran principalmente la lentitud para acceder a los documentos, y las fallas que se producían de trabajar erróneamente con documentos obsoletos. Además, de lo complicado que resultaba trazar y realizar el seguimiento a las no conformidades”.

Gestión de documentos

Al tener toda la información en un mismo lugar y disponible online desde cualquier lugar, el acceso a la documentación por parte de todo el equipo de trabajo de Lapostolle Wines se vio notablemente incrementado. Suprimieron el retrabajo, gracias al uso correcto de los documentos vigentes, eliminando el uso no intencionado de documentos obsoletos.

Gestión de no conformidades

El sistema les permitió obtener un control efectivo en el tratamiento de las no conformidades. El acceso web al estado de las mismas, mejoró la comunicación en el seguimiento de sus avances a todos los involucrados.

Tuvieron importantes mejoras en análisis de causa con las herramientas integradas al módulo facilitando el seguimiento de eficacia de las acciones tomadas.

Logros Obtenidos

  • Gestión de documentos eficiente.
  • Equipo de trabajo comprometido con la calidad.
  • Eficacia en el tratamiento de no conformidades.
  • Mejoras en la comunicación interna.

Diferenciales

  • Simplicidad de uso.
  • Minimiza desvíos.
  • Reduce costos de gestión.
  • 100% Online.
  • Soporte ilimitado sin costo.

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