Pensamos que el trabajo más estresante y angustiante de un sistema de gestión es la puesta en marcha de auditorías. Y consideramos que al tener el informe final y las felicitaciones o caras poco agradables ya termina ese duro momento. Sobretodo para los coordinadores y responsables del sistema de gestión.

Lo emocionante y a su vez un poco estresante es el levantamiento del plan de acción. Aunque unos corran con la suerte de presentar máximo 2 no conformidades, la realidad es que lidiar con un gran número de hallazgos es lo más común. Y aún así que todas sean al mismo tiempo, le genera un adicional de ansiedad por finalizar este proceso de verificación.

Con base a la experiencia dentro de auditorías como auditada y representando al auditor, he detectado estos 7 errores en un plan de acción:

1. No se hace un buen análisis de la causa, tomando como origen lo primero que se venga a la mente o en lo que todos coincidan.
2. Proponer una corrección que no abarca todos los aspectos de la no conformidad.
3. Programar las acciones sin tomar en cuenta las prioridades, y la repercusión de cada actividad en otra.
4. Planificar sin tomar en cuenta lo que no ha funcionado y sin definir responsables directos y personal involucrado (incluyendo externos).
5. Ejecutar sin dejar evidencias claras y demostrables.
6. No establecer las fechas de seguimiento posterior a la ejecución.
7. No medir la eficacia del plan de acción tomando en cuenta recursos (tiempo, personas, económicos, tecnológicos, entre otros)

Mis recomendaciones:

• Usa una herramienta para determinar la causa, que se ajuste al tamaño y estructura de tus procesos:

Ejemplo: Análisis causa-Raíz, 5 por qué.

• Leer todos los verbos y detalles de la no conformidad para verificar que en la corrección se den respuestas con acciones específicas.

• Listar todas las actividades que se deben ejecutar y ordenar su ejecución por prioridad. Organizar en forma de matriz aquellas que se pueden hacer en paralelo y las que son consecutivas.

Ejemplo: Matriz de Eisenhower

• Antes de establecer una acción se debe hacer memoria sobre su eficacia o consultar a partes interesadas, lo que llamamos “toma de decisiones con base de datos” Ejemplo: Estadísticas relacionadas al hallazgo.

• Documentar mediante fotos, procedimientos, minutas y demás registros internos o externos que sean necesarios para demostrar la ejecución. Ejemplo: Las fotografías siempre deben ir acompañadas de documentos que validen esa acción, como minutas, presupuestos, órdenes de compra, declaraciones de las partes involucradas.

• Evaluar y determinar los tiempos necesarios para el cierre, que estén dentro de lo establecido (por lo general se tienen 3 meses para el cierre de hallazgos, dependiendo su impacto y criterios del auditor). Herramienta: Asana, google calendar, Microsoft Excel. 

• Utilizar las revisiones por la dirección o reuniones que ya se encuentran programadas para revisar en qué estado se encuentran los hallazgos, hacerse las preguntas: ¿Se presentaron de nuevo? ¿se han generado acciones de mejora a partir de ese hallazgo? ¿las acciones preventivas se están ejecutando? ¿tiene algún impacto en mis amenazas y oportunidades?

Y finalmente comparto con ustedes esta plantilla para registrar sus planes de acción y tener un cierre de hallazgos exitoso.