
Información documentada y su relación con la Gestión del conocimiento
Un efectivo control de la información documentada debe llevar a la empresa a asociar esta actividad con la Gestión del conocimiento.
El propósito real de identificar, revisar, aprobar, divulgar, acceder, mantener, actualizar y repetir el ciclo con la información documentada es el de conocer, preservar, divulgar, mejorar y optimizar el Know how de la organización.
El control de la información documentada es el punto de partida para una efectiva gestión del conocimiento.
En tu empresa;
¿De qué forma se percibe la importancia del requisito “controlar la información documentada”?
¿ Se ha convertido en un montón de archivos dispersos en los equipos de cómputo?
¿ Has escuchado que la información documentada es algo adicional y existe solo por cumplimiento normativo?
¿ Las versiones obsoletas aún salen a relucir en la operación actual?
¿ Aún imprimes hojas de aprobación para recolección de firmas?
¿Envías documentos por correo para la revisión saturando los e-mails con versiones en proceso?
¿Pasan largos periodos de tiempo para la aprobación de un documento y no tienes forma de medir o hacer seguimiento efectivo?
¿Los métodos aplicados no corresponden a los documentados?
Nuestro software Genebra Quality facilita el control documental de la gestión de la calidad en tu empresa.
Funcionalidades
✔ Lista maestra automática
✔ Registro de historial de cambios
✔ Control de versiones
✔ Gestión de responsabilidades
✔ Creación y edición de documentos
✔ Flujo de aprobación de documentos
✔ Notificaciones automáticas
✔ Seguimiento a la gestión
Esto se traduce en: Impacto/Beneficios

✔ Seguimiento efectivo a compromisos de revisión y aprobación
✔ Minimizar impacto al ambiente por uso de papel
✔ Aumento de productividad por alertas automáticas para el equipo de trabajo
✔ Implementar periodos de revisión de documentos para su actualización y emisión de alertas al vencimiento del periodo
✔ Minimización de costos en papel y tintas de impresión
✔ Reducción de tiempos en la gestión documental
✔ Minimización de riesgos de uso de documentos obsoletos y errores de operación