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7. Apoyo

7. Apoyo

En la implementación del sistema de gestión se requiere una serie de recursos que permitirán alcanzar los objetivos y mejorar continuamente la cultura de calidad en los procesos. La norma ISO 9001:2015 contempla en su numeral 7 de apoyo:

7.1 Recursos

Son todas aquellas actividades que están inmersas en los procesos de soporte en la organización, los cuales suministran todo lo necesario para que los demás procesos funcionen. 

Normalmente en este grupo se encuentran los procesos de talento humano, sistemas de información, compras, mantenimiento e infraestructura. 

En este numeral la norma invita a analizar las capacidades y limitaciones existentes para alcanzar los objetivos y metas planificadas. Incluyendo el personal, sus competencias, hardware, software, maquinaria, instalaciones, ambiente, seguimiento a las mediciones y su confiabilidad. Y por último el valioso, conocimiento de la organización. Que es uno de los recursos más valiosos para la continuidad del negocio y debe ser preservado y salvaguardado.

7.2 Competencia

Este numeral plantea la importancia de determinar cuánto y qué personal se requiere para el desarrollo de las actividades. Así mismo, la importancia de medir su desempeño y determinar planes de acción para mejoramiento de competencias. 

Estas actividades están enmarcadas en el conocer el mapa del talento humano de la organización. Tener claridad en cuáles son sus fortalezas y oportunidades de mejora.

De tal forma que cada vez se pueda contar con personal capacitado, en crecimiento y enfocado en la mejora continua.

Entonces, como requisito normativo es indispensable que todas las actividades sean documentadas para evidencia ante el sistema de gestión.

7.3 Toma de conciencia

Promover la toma de conciencia desde el reconocimiento y aporte de cada miembro de la organización, a los objetivos comunes, es una de las estrategias, de más alto impacto en la cultura de la calidad.

Cuando se trabaja con seres humanos que reconocen la calidad en ellos entonces el resultado será una calidad sostenible.

Por eso en esta cláusula de apoyo y de toma de conciencia, se necesita identificar cuáles son los aspectos que requieren abordarse para que el personal tome conciencia. Para así consolidar los componentes del direccionamiento estratégico que debe ser socializado con claridad y sencillez para que pueda ser entendido e incluído en el día a día.

Finalmente, cuando cada persona en la organización tiene claro cómo influye el hacer o no hacer las cosas con calidad, entonces podemos decir que; la toma de conciencia es una realidad en la cultura organizacional.

7.4 Comunicación

La norma ISO 9001:2015 es explícita en promover una comunicación fluida y oportuna que sea acorde a la necesidad de cada una de los procesos. Como parte del numeral de apoyo, la comunicación juega un papel muy importante.

Es por ello, que se plantea qué debe contener una matriz de comunicación, de tal forma que se identifique:

¿Está claro lo que debe comunicarse?

¿Cuándo?

¿A quién?

¿Cómo? ¿Cuál es el medio?

¿Quién es el Responsable?

7.5 Información documentada

La norma en su nueva versión 2015 amplía el enfoque del control de documentos a información documentada. Eliminando los límites en cuanto a tipo de documentos por ejemplo “procedimientos” o “instructivos”.

Así es como la norma tiene como requisito la identificación, distribución, acceso, control de cambios, legibilidad, conservación  y disposición de la información documentada, necesaria para el desarrollo de las actividades de cada uno de los procesos.

El control de la información documentada permite preservar el «know how» de la organización. Enfocarnos en implementar métodos actualizados, optimizados  y entrenar al personal con prácticas vigentes para alcanzar mejores resultados.

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