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Categoría: Análisis
4 Claves del análisis del Contexto de la Organización

4 Claves del análisis del Contexto de la Organización

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¿Cuáles son los principales aspectos que debo considerar en el contexto de la organización? ¿Qué herramientas se necesitan para una planificación estratégica imbatible?

1. ¿Es suficiente el análisis FODA para la planificación estratégica?

El análisis FODA es una de las herramientas de gestión de la calidad cuyo propósito es estudiar el contexto externo e interno de la organización con el fin de mapear fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades.

Lea también: Análisis FODA, ¡Cómo hacerlo bien!

Si pensamos objetivamente en los requisitos de la Norma, se solicita analizar el contexto interno y externo de la organización que son relevantes para el propósito y la dirección estratégica de la empresa.

Aunque los responsables pueden encontrar suficiente con usar una herramienta, estructurar la planificación estratégica va mucho más allá del análisis FODA.

“Cuando estamos auditando un Sistema de Gestión de la Calidad que presenta otro tipo de información, todo este conjunto acaba haciendo más robusta la planificación estratégica”

¿Quieres un ejemplo?

La empresa puede analizar la competencia, atender las quejas de los clientes, verificar las tendencias macroeconómicas, realizar una encuesta de clima organizacional, evaluar los procesos y la cultura propia de la organización. Cuanta menos información reúna la empresa para elaborar la planificación, más frágiles pueden ser los resultados.

Es importante recordar que;

El requisito 4.1 señala además que: «La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones
externas e internas».

En una auditoría, el auditor no quiere ver solo una planificación estratégica. Quiere ver cómo se construyó toda la planificación. Por eso es muy importante que presente esta evidencia relacionada con la encuesta de clima, resultado de procesos, quejas de clientes, entre otros.

No poder presentar las cuestiones externas e internas, se incluye como no conformidad por lo que es importante recabar y evidenciar toda la información recopilada.

2. La Norma ISO 9001, ¿determina cuándo comenzar la planificación estratégica?

En ningún momento la norma establece cuándo se debe realizar la planificación estratégica. Lo importante es que se haga, analizando el contexto externo e interno de la empresa.

Pero por lo general, los especialistas apuntan a lo que ha funcionado bien en las organizaciones, es a partir de septiembre u octubre.

En este caso, se debe relevar toda la información relacionada con la evaluación del desempeño y los resultados en general para que, en base a esto, la organización ya pueda estructurar las nuevas acciones para que comience ya en el primer mes del año implementándolas.

Si la empresa empieza a pensar en la planificación y los objetivos a alcanzar a principios de año, las acciones tardan en implantarse y se corre el riesgo de perder incluso el primer trimestre solo por ponerlo en práctica.

3. La importancia de las partes interesadas

En parte, la Norma determinaba a las partes interesadas ​​en versiones anteriores. Pero a lo largo de las versiones siempre se buscaron dos pilares específicos: la mejora continua y la satisfacción del cliente, con toda la energía canalizada prácticamente al servicio al cliente.

Aunque es de fundamental importancia, también hubo organizaciones que a pesar de cumplir con la satisfacción del cliente, tenían un mal ambiente organizacional, el accionista no siempre estaba satisfecho. En el pasado, se decía poco sobre un cliente interno o accionista, por ejemplo.

Existe una fuerte relación entre los requisitos de ISO 9001:2015, como 4.1, 4.2, 6.2, 9.1 y 5.2, principalmente si el auditor pregunta a la alta dirección si el Sistema de Gestión de la Calidad es eficaz.

En este caso, el auditor quiere saber que un Sistema de Gestión de la Calidad es eficaz cuando atiende a TODAS las partes interesadas. Al fin y al cabo, la satisfacción del cliente no ayuda, si la empresa no trae resultados económicos, se promueve un ambiente poco saludable para el cliente interno, si no es ético con el pago de impuestos, por ejemplo. Por tanto, cualquier prueba que demuestre que el Sistema de Gestión de la Calidad sirve a las partes interesadas debe ser acreditada.

Además, los objetivos deben estar en línea con los grupos de interés definidos. De lo contrario, el Sistema de Gestión de la Calidad pierde eficacia en su aplicación.

Lea también: ¿Cómo afecta la cultura de la calidad a las partes interesadas?

4. Indicadores en procesos

Supongamos que la empresa tiene cinco procesos, pero uno de ellos no es relevante para la calidad del producto. ¿Necesitas indicadores para todos?

Destacamos el requisito 4.4.1, letra c, que detalla en relación con el control del proceso:

c) […] determinar y aplicar los criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del desempeño relacionados) necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de estos procesos;

En este conjunto de información la norma requiere que la organización tenga para los procesos que considere relevantes para el sistema de gestión de la calidad.

Conclusión

Hablar del Contexto de la Organización es el paso inicial para comprender la realidad de la empresa, tanto de la empresa como del entorno en el que se inserta.

Analizar estos factores tanto desde el punto de vista externo como interno, contribuye a que cada vez que las empresas alcancen sus objetivos de negocio con una planificación estratégica robusta para alcanzar los objetivos a mediano y largo plazo.

Por eso es fundamental que la empresa analice y tenga en cuenta a todas las partes interesadas del negocio. Además de la satisfacción del cliente externo, contar con herramientas que demuestren la satisfacción del cliente interno, los proveedores, los accionistas también son esenciales.

Y es importante reforzar este tema no solo para cumplir con un requisito de la Norma ISO 9001 y lograr la certificación. Sino que el Sistema de Gestión de la Calidad sea realmente eficaz y promueva la transformación deseada dentro de la organización en todos los ámbitos.

Lea también: 4. Contexto de la Organización
¿Cómo reducir costos en la empresa sin reducir la calidad?

¿Cómo reducir costos en la empresa sin reducir la calidad?

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Reducir costos manteniendo la calidad de los productos y servicios no es imposible.

Pero requiere planificación y organización por parte de las empresas. Vea las principales prácticas clave.

El dilema no es nuevo: ¿Cómo reducir costos sin reducir la calidad?

Desafortunadamente, la mayoría de las empresas sienten que la reducción de costos está directamente relacionada con el recorte de gastos. ¿Tú también lo crees?

Cuando los procesos de la empresa se estudian adecuadamente, es posible detectar fallas, desperdicios y promover la innovación de procesos para hacerlos más eficientes. Es decir, haga más, gaste menos.

No en vano, en tiempos de crisis suelen aparecer grandes innovaciones. La necesidad de ahorrar abre oportunidades para nuevas ideas y requiere soluciones más baratas y más productivas.

¿Quieres saber más sobre cómo minimizar los gastos sin perjudicar la calidad? ¡Siga los siguientes temas!

Planificación de acciones

No es posible dejar a la empresa recortando costos sin un mapeo consistente de las operaciones y procesos relevantes.

Debe elaborarse un plan para que los objetivos sean lo suficientemente claros como para alcanzarlos.

Sin embargo, sean cuales sean las iniciativas, es importante garantizar la eficiencia y no solo el ahorro de capital.

Después de todo, ahorrar dinero, pero entregar un producto de mala calidad no resuelve los problemas de la empresa.

¡Al contrário! Es un error que puede costarle a la empresa sobrevivir en el mercado.

Buenas alternativas son las acciones preventivas y la mejora de los procesos internos basados ​​en la eliminación de fallas mediante acciones correctivas.

Una planificación adecuada en estas dos áreas ahorra costos y proporciona una mayor productividad.

Acciones preventivas

Como dice el viejo refrán: «Más vale prevenir que curar». Se sabe que el costo de la corrección es siempre mayor que el costo de anticipar el error. Por tanto, esto convierte las acciones preventivas en un medio de ahorro.

En un momento de colapso económico, la administración puede ver una alternativa para eliminar el trabajo de prevención o dudar en proporcionar recursos financieros para estas acciones.

Después de todo, las acciones preventivas son generalmente menos tangibles que las acciones correctivas, no siempre involucran cambios físicos visibles. Además, no tienen resultados inmediatos y, por lo tanto, se consideran de baja prioridad.

Sin embargo, se trata de una “broma” que puede resultar costosa para la empresa, ya que cuanto menos cuidado se tenga al respecto, mayores serán las posibilidades de que la empresa tenga que pagar altos gastos posteriormente.

Entonces, ¿cuáles son las mejores alternativas para implementar acciones preventivas en la empresa?

La gerencia debe, por ejemplo, concentrar esfuerzos en capacitar a su personal, asegurándose de que todos estén familiarizados con los procesos y procedimientos. Esta es una iniciativa barata, pero tiene un gran impacto, minimizando la ocurrencia de fallas.

Se pueden aplicar otros ejemplos de acciones preventivas en una organización como:

  • Revisar y actualizar periódicamente los documentos de la empresa, tales como políticas, procedimientos, código de ética y código de conducta;
  • Realización de auditorías internas;
  • Mantenimiento regular de equipos y máquinas;
  • Planes de emergencia para desastres naturales u otros incidentes;
  • Comunicación frecuente entre los equipos involucrados;
  • Revisión de gestión;

Acciones correctivas

En un escenario ideal, las acciones correctivas no deberían ocurrir, ya que explican que hubo una falla en los procesos y el trabajo preventivo.

Sin embargo, ¡es muy común que suceda! En este contexto, no se debe buscar a los culpables, sino buscar la causa que causó el daño. Esto evita nuevas incidencias.

Un plan de acciones correctivas puede ayudarlo a tomar decisiones inmediatas, como detener la producción y detener las ventas o la distribución, evitar el retrabajo o la retirada del producto y los costos adicionales.

Pero las empresas a menudo cometen el error de llamar preventiva a la acción correctiva o considerar correctiva a la acción inmediata. Por ejemplo, hacer que una máquina averiada vuelva a funcionar es una solución, pero no aborda la causa raíz. Después de todo, dado que la acción no es verdaderamente correctiva, no es suficiente para prevenir la recurrencia.

¿Cuáles son los principales pasos para detectar acciones correctivas? Identifique la causa raíz de las no conformidades. Se pueden adoptar metodologías como 8D, 5 Porqués, Ishikawa, AMFE, para identificar la causa raíz del incumplimiento en función de las respectivas necesidades comerciales. Son estos análisis los que le harán tomar las medidas adecuadas. Además, es necesario realizar seguimiento de las acciones tomadas y asegurarse de que la corrección sea efectiva y se haya evitado la recurrencia.

Para quienes buscan la certificación, se vuelve aún más crucial tener esta información organizada y los procesos bien ejecutados dentro de la empresa. Con respecto a las no conformidades y acciones correctivas, el requisito 10.2.1 de la norma ISO 9001:2015 señala que:

Cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe:

a) reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable:
1) tomar acciones para controlarla y corregirla;
2) hacer frente a las consecuencias;
b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante:
1) la revisión y el análisis de la no conformidad;
2) la determinación de las causas de la no conformidad;
3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir;
c) implementar cualquier acción necesaria;
d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada;
e) si fuera necesario, actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación; y
f) si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión de la calidad.
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas

Al identificar y eliminar los factores que contribuyeron o provocaron el problema, se da un gran paso hacia la mejora de los procesos internos de la empresa y solo hay que contribuir para que no se repitan los errores.

La necesidad de tomar medidas correctivas siempre debe verse como una oportunidad.

La implementación de medidas de calidad proactivas puede ayudarlo a mantenerse informado de cualquier brecha y garantizar que se pueda llevar a cabo una verificación de eficacia adecuada para garantizar que el problema se resuelva.

Conclusión

La calidad es sumamente importante en cualquier negocio relacionado con productos o servicios. Recuerde que, como se señaló, la reducción de costos sin reducir la calidad es totalmente posible, siempre que exista una planificación e iniciativas equilibradas.

Es por eso que implementar procesos similares a los ejemplos de acciones correctivas y preventivas es tan crucial para su empresa y proyectos. Al contar con procesos y documentos confiables, usted responde a las no conformidades de manera rápida y profesional.

En este sentido, la automatización de procesos se convierte en una alternativa interesante para que se pueda seguir de forma organizada y centralizada, en un único entorno, toda la información relativa a acciones correctivas y preventivas.

¿Su empresa ha implementado medidas para reducir costos? ¡Deja tu comentario y aporta tus experiencias!
¿Cómo lidiar con la resistencia de los colaboradores a la gestión de la calidad?

¿Cómo lidiar con la resistencia de los colaboradores a la gestión de la calidad?

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Descubra cuáles son las mejores prácticas para derribar barreras y tener éxito en la implementación de la gestión de la calidad dentro de la organización.


El proceso de implementar un proyecto de gestión de la calidad dentro de las empresas no es tan sencillo, ya que muchos de los cambios comienzan a ocurrir en la cultura organizacional, lo que genera cierta resistencia por parte de muchos empleados.

Por supuesto, todo lo que es nuevo parece más complejo en el primer contacto. Pero la pregunta es cómo las organizaciones afrontan este escenario y cómo puede afectar el proceso de planificación e implementación de estos cambios.

El uso de los Principios de Calidad dentro de las organizaciones sigue siendo extremadamente importante, ya que el incumplimiento de estos principios impacta directamente en el Sistema de Gestión de Calidad.

Es importante destacar que la palabra “calidad” no actúa aisladamente, sino que siempre debe ir acompañada de una pregunta: ¿Calidad para quién? Los empleados necesitan saber la importancia que tienen en el proceso de cambio y cómo puede impactar el logro de las estrategias establecidas.

En el artículo de hoy, le daremos algunos consejos sobre cómo lidiar con el proceso de cambio de manera estratégica y cómo involucrar a nuevos empleados. ¿Vamos?

1. Sepa liderar

Muchos responsables de los sistemas de gestión terminan erróneamente con el liderazgo como una simple “posición gerencial” o como personas que están a cargo de los equipos.

Pero el rol del líder dentro de una organización es un factor clave en el proceso de cambio. Es él quien conducirá a los colaboradores a una mejor ejecución, aclarando las acciones y, así, logrando mejores resultados.

Los responsables de los sistemas de gestión, que no lideran la calidad, posiblemente, encontrarán fallas en el curso del SGC por no involucrar a los colaboradores en los cambios realizados.

¿Y cómo ponerlo en práctica?

Sea proactivo y dé el ejemplo. Los verdaderos líderes participan activamente en la implementación y el seguimiento de las acciones, en lugar de simplemente dictar lo que se debe hacer.

Tenga en cuenta los deseos de TODAS las partes interesadas. Desde clientes hasta propietarios, empleados, proveedores, comunidades locales y el público en general, las partes interesadas son vitales para el proceso de gestión de la calidad.

Además, puede afectar el éxito de la organización si no hay relación y comprensión desde el punto de vista del liderazgo.

Establecer valores éticos y comunes en toda la organización. Los líderes inculcan un sentido de valor y ética que también está alineado con la misión de la empresa. Así inspira al equipo a ser parte de las iniciativas de gestión de la calidad basadas en estos valores.

2. Promover programas de formación

La mejor forma de fomentar la búsqueda de la mejora profesional es fomentar la actualización de conocimientos de los colaboradores. Esta es una de las formas de promover una mejor aceptación ante los cambios. Es a través del aprendizaje que los colaboradores pueden obtener una mejor comprensión no solo de lo que están haciendo, sino también de por qué están haciendo su trabajo.

Los gerentes que invierten en las habilidades de sus empleados pueden orientar las oportunidades de la empresa de acuerdo con el perfil de los colaboradores. Esto permite la inserción de nuevas personas para el ejercicio de funciones y permite que el equipo se sienta valorado.

Por lo tanto, invierta en programas de capacitación no solo cuando haya cambios, sino que haga que esta práctica sea una constante ante la organización. Todo se vuelve más fácil cuando el colaborador está preparado para el cambio.

En el caso de los Sistemas de Gestión de la Calidad, tu equipo debe dominar los conceptos principales, porque sin esto te quedas sin base para la toma de decisiones.

Conceptos como el ciclo PHVA, los principios de calidad son fundamentales para que el equipo tenga en cuenta todos los aspectos hacia los que se dirige la gestión de la calidad.

Y no olvide: proporcione canales claros para la retroalimentación durante todo el proceso de capacitación, así como después de la capacitación. Brinde a los colaboradores la oportunidad de hacer preguntas, plantear problemas potenciales y si se han beneficiado de la capacitación. Esto reducirá el potencial de malentendidos una vez que comience la fase de implementación.

3. Integrar el conocimiento en la gestión de la calidad

Para Peter Drucker, «lo que se puede medir se puede mejorar» y lo que se puede compartir se puede mejorar aún más.

Dado que los programas de calidad implican cambios organizacionales, no solo es válido que el nivel de gestión se vea comprometido. Existe la necesidad de un trabajo participativo en todos los niveles jerárquicos, tanto en el proceso de implementación como en el mantenimiento de los sistemas de calidad.

Todos los empleados y equipos deben ser parte de la nueva filosofía a implementar. Esto involucra a equipos del Círculo de Control de Calidad, la implementación del programa de las 5s entre otros.

Por eso es importante comunicar claramente las metas y los objetivos generales de sus estrategias. Esto asegurará que todos comprendan exactamente por qué se está implementando el sistema, lo que les permitirá ser incluidos en el proceso. Además, proporciona un trabajo más eficiente, con una toma de decisiones más rápida y una mayor colaboración entre todos.

Otro tema clave es el seguimiento. El monitoreo constante de todas las acciones ayudará a los administradores a identificar las principales fallas y la resistencia a los nuevos cambios. Puedes invertir en algunas actividades como:

  • Implementar el control de todos los pasos de producción;
  • Realizar evaluaciones comparativas comparando la productividad de la empresa desde diferentes puntos de vista;
  • Realice reuniones periódicas para establecer metas y evaluar las acciones que se están tomando. Esto te ayudará a incorporar una cultura de aprendizaje y mejora continua.

Conclusiones

Involucrar a las personas en las acciones de gestión de la calidad es un desafío diario para los responsables.

Es fundamental contar con un equipo comprometido con la adopción de los conceptos de calidad que implican la mejora de procesos. Después de todo, el trabajo conjunto traerá una nueva forma de realizar acciones y repensar estrategias que sirvan a los interesados.

Las soluciones automatizadas pueden ser grandes aliados, si buscas incrementar tu Gestión de Calidad. Y esto es tanto para ayudar al compromiso del equipo, centralizar la información o tener un análisis más efectivo del progreso del proceso. Para más información, contacte con nuestros expertos.
Planificación estratégica de la Alta Dirección

Planificación estratégica de la Alta Dirección

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Planificación Estratégica

¿Su organización ya pensó en la estrategia 2021? Vea cómo los objetivos de calidad deben alinearse con la planificación estratégica y qué se necesita para ser más eficaz en el logro de los objetivos.

2020 fue y ha sido un año desafiante para todas las organizaciones, independientemente del segmento. Un año en el que una pandemia nos tomó por sorpresa, lo que obligó a las empresas a reinventarse de un vistazo para mantenerse activas en el mercado.

Hablar de planificación estratégica para pensar en los próximos pasos para 2021 es imprescindible para cualquiera que busque un crecimiento sostenible.

Es a partir de ahora que las empresas comienzan a evaluar lo sucedido. Y conviene recordar que hablar de planificación debe ser mucho más que un documento repleto de páginas o simplemente una acción para conseguir un sello de calidad.

Los líderes deben ser conscientes de hacia dónde quieren ir e involucrar a todas las áreas en este desafío, evaluando oportunidades y mejoras que traerán una ventaja competitiva al negocio.

Rol de alta dirección

La alta dirección tiene un papel fundamental no solo en la planificación estratégica sino en hacer que todo el equipo adopte las metas de la empresa y haga su parte para lograrlas.

El análisis de los resultados debe realizarse no para encontrar al culpable, sino para comprender las razones por las que no se cumplen determinados indicadores. El liderazgo debe brindar todo el apoyo y crear un ambiente propicio para una sana discusión dirigida a implementar nuevas acciones.

El mal manejo y la mala postura en este proceso crean un ambiente negativo dentro de la organización. Esto hace que el equipo se sienta poco motivado para contribuir. Cuando en realidad es el momento de entender las razones y determinar nuevos caminos.

Entonces, ¿por dónde comenzar?

No es nuevo que cuando llevamos a cabo una planificación estratégica, la organización debe tener metas y objetivos deseados. Es necesario realizar un análisis de lo que rodea a su empresa para comprender el contexto en el que se inserta. Algunos puntos son cruciales para este análisis entre ellos:

  • Análisis de mercado. Es el momento de considerar la economía del país principalmente por los cambios provocados en el escenario económico por la pandemia. Otros aspectos que se pueden considerar están alineados con temas legales (un ejemplo es la Ley General de Protección de Datos que entró en vigencia), entorno tecnológico, entre otros.
  • Papel de los competidores en el mercado. ¿Cómo se han posicionado los competidores para lograr una ventaja competitiva?
  • Quejas de clientes. ¿El producto no cumplió con ningún requisito específico, se cumplieron realmente los plazos? ¿Hubo un aumento o pérdida de clientes en el período de este año?

Herramientas como el análisis FODA, PFMEA, análisis de resultados o análisis de la competencia pueden ser una buena opción para orientar a la empresa.

También es hora de analizar internamente si la misión de la empresa es la adecuada y si la visión sigue siendo la misma. También se deben monitorear las cuestiones relacionadas con el clima organizacional y el efecto de estos factores en el logro de los objetivos.

El requisito 4.1 de la ISO 9001:2015 – Comprensión de la organización y su contexto, refuerza este concepto al afirmar:

“[…] La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos.»

Si su organización tiene como objetivo la certificación, en caso de una auditoría, es importante resaltar el seguimiento y análisis crítico de asuntos externos e internos a través de actas de reuniones de gestión, por ejemplo o registros de planificación estratégica.

Armado con toda la información, comienza a construir un plan de acción para alcanzar los objetivos inicialmente definidos. Herramientas como 5w2h lo ayudarán a responder preguntas clave para implementar cada paso del plan.

Finalmente, es necesario hacer un seguimiento de cada paso para evaluar la eficacia de lo propuesto, los riesgos, las oportunidades y las acciones de mejora. Herramientas como el PHVA facilitan a los gerentes la toma de decisiones y el logro de metas, integrando pasos y mejorando procesos.

La calidad debe estar alineada con la planificación estratégica

Quienes evalúan el área de Calidad como un costo para la empresa, desconocen la importancia de alinear los objetivos de calidad con la planificación estratégica.

Identificación de no conformidades y oportunidad de mejoras. Gestión de la calidad muestra cómo eliminar un problema que está aumentando los costos de la organización. Es a través de él que se puede realizar el análisis de la causa raíz, evaluando en profundidad las razones que están dando lugar al problema. Y cuanto antes se haga, más económico será para la organización.

Seguimiento a las Partes Interesadas. Mediante criterios preestablecidos, es posible monitorear y evaluar la situación de la empresa en relación con los grupos de interés, y aquí vamos más allá de los clientes porque también incluimos empleados, accionistas, proveedores, etc. La investigación de la satisfacción del cliente, los proyectos para mejorar el clima interno pueden ser buenos ejemplos que orienten el análisis crítico de la empresa en el momento de la planificación.

Seguimiento. ¿Cómo va a realizar un seguimiento de lo que está sucediendo sin monitorear las acciones? Es a partir de la evaluación constante de los indicadores que se podrá entender si se está cumpliendo con lo planteado en la planificación estratégica y qué acciones son fundamentales para revertir la situación.

Simplificar el seguimiento de las acciones

Como dijimos antes, para saber si vamos por el camino correcto se necesitan herramientas donde se pueda ver a través de indicadores si se están logrando los objetivos y además dar velocidad en la toma de decisiones.

Los softwares permite no solo la centralización de la información, sino otras facilidades que facilitarán el seguimiento de la planificación estratégica de su empresa, como:

Seguimiento de indicadores. Con todos los indicadores centralizados en un solo lugar, puede analizar con precisión la evolución de las cifras de su empresa, los resultados acumulados y también una comparación con resultados anteriores. Esto permite a los gerentes tomar decisiones rápidamente basadas en datos o incluso dar una nueva dirección a las acciones de planificación estratégica de la empresa.


Supervisión de planes de acción. Las soluciones automatizadas permiten la construcción de planes de acción, oportunidades de mejora que le permiten monitorear todas las etapas de ejecución, quienes están involucrados en el proceso, insertando evidencia y analizando la efectividad del plan de acción.


Seguimiento de tareas. Gestionar rutinas estratégicas sin olvidar actividades, requiere mucha organización por parte del gerente para liderar el equipo y medir el resultado. Puede enumerar las tareas principales y los responsables de cumplir las tareas dentro del plazo establecido.


Comunicación rápida con notificaciones automáticas. Tiene una comunicación más organizada con su equipo. Todos los involucrados en el proceso son notificados automáticamente de las fechas límite para cambios y revisiones. Esto evita que la comunicación se disperse en varios medios como correos electrónicos y otros canales internos, lo que facilita el desajuste de información.

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8. Operación

8. Operación

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Numeral Operación; aborda la etapa del Hacer del ciclo PHVA, (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) y está enfocado en las actividades directamente relacionadas con la planeación y el control operacional, las cuales contribuyen significativamente al cumplimiento de los requisitos de los clientes y partes interesadas.

numera operación

8.1 Planificación y control de la operación

Los componentes de este numeral incluyen la determinación de requisitos para asegurar la conformidad, teniendo en cuenta los recursos, la definición de criterios para los procesos y la aceptación de los productos y servicios de la organización.

Por lo tanto la prioridad es la de asegurar la planeación de los productos y servicios a entregar.

Ciertamente enfocados en la implementación de los controles para que sean productos y servicios conformes y que generen confianza.

Para el cumplimiento de este numeral se deben contemplar:

Entradas ¿Qué requisitos para productos y servicios?

Definir criterios (Planes de control, tablas de especificaciones)

Recursos necesarios para conformidad

Implementar Control de procesos.

Demostrar conformidad.

Evidencias.

Control de cambios

Riesgos

8.2 Requisitos para los productos y servicios

Esta es, la principal entrada para iniciar la planificación de un proceso. Podríamos decir que los requisitos del cliente se convierten en el punto de partida y llegada. A partir de esos requisitos se inicia la planificación, ejecución y verificación del cumplimiento.

Claro está, luego entregarlo al cliente y recibir su retroalimentación.

De esa manera, el conocer los requisitos la norma invita a establecer canales de comunicación adecuados que permitan una clara comunicación y trazabilidad.

Finalmente definir cómo se obtendrá toda la información relevante para determinar los requisitos, revisarlos e implementar los cambios necesarios.

8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios

Ciertamente en esta subcláusula, cuando la organización contempla en sus actividades crear productos y servicios para necesidades específicas de los clientes.

Requiere determinar un proceso de diseño y desarrollo. Éste le permitirá definir estrategias y metodologías para controlar las actividades.

Un proceso de diseño y desarrollo lleva a las empresas a promover la conformidad de sus productos y servicios mediante  revisiones, verificaciones y validaciones según su naturaleza. 

En este proceso se pueden incluir actividades de innovación que promuevan el pensamiento creativo y que contribuyan a tener procesos ágiles. 

Este requisito contempla:

La Planificación del diseño y desarrollo

Entradas necesarias

Controles para asegurar conformidad

Salidas del diseño y desarrollo

Cambios que se requieran y su registro

Utilización de metodologías de innovación, iteraciones, revisiones, verificaciones validaciones.

8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.

En este numeral se refleja la importancia de asegurar la conformidad de los productos y servicios que entregarán terceros.

Como consecuencia cada organización debe establecer los controles a aplicar de acuerdo a su naturaleza que según la norma lo anterior aplica cuando;

Los productos y servicios de proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de los propios productos y servicios de la organización.

Los productos y servicios se proporcionan directamente a los clientes por proveedores externos, en nombre de la organización.

Un proceso o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la organización.

Ante estos requisitos es necesario tener claro: 

La relación del proveedor con el alcance del SGC, analizar si afecta directa o indirectamente.

¿ Definir qué debe cumplir el proveedor? ¿Cuál es su competencia y capacidad?

Procurar comunicación clara y continua con proveedores externos.

Hacer seguimiento 

Evaluar, selección, hacer seguimiento al desempeño y reevaluar.

8.5 Producción y provisión del servicio

En este numeral empieza la acción, se pasa de la planeación a la ejecución de ese producto o servicio que se entrega a los clientes.

De esta forma, los planes de control, criterios y métodos estandarizados aportan valor para asegurar la producción.

Como resultado bajo condiciones controladas dará como resultado la conformidad.

Para dar cumplimiento a este numeral se recomienda:

Definir Planes de control, planes de calidad

Utilizar herramientas del Control estadístico de procesos/Análisis 

Planeación de los resultados 

Definir Trazabilidad

Preservar la propiedad de los clientes o proveedores externos. 

Definir Recursos disponibles

Personal competente, infraestructura adecuada

Validación y revalidación.

Análisis de riesgos y toma de acciones

Preservación 

Posventa

Control de cambios

8.6 Liberación de los productos y servicios

La verificación de la conformidad es una etapa vital previa a la liberación de los productos y servicios.

De esta forma la organización puede asegurarse el cumplimiento de;

  • requisitos técnicos;
  • de otros que hayan sido pactados con los clientes;
  • los que se apliquen del tipo legal o reglamentario. 

Todas las actividades de verificación tienen que ser planificadas y ejecutadas según metodologías acordes a la naturaleza de cada organización. 

En este numeral es explícito la obligatoriedad de conservar información documentada sobre la liberación de los productos y servicios evidenciando:

Conformidad con los criterios de aceptación.

Trazabilidad de las personas.

Para el cumplimiento de este requisito se recomienda:

Verificar el cumplimiento de requisitos antes de la entrega al cliente.

Si hay desviaciones deben corregirse o ser aprobadas por los clientes.

Evidenciar conformidad versus criterios y trazabilidad de responsabilidades.

8.7 Control de las Salidas No conformes

En esta subcláusula, el numeral de operación, finaliza enfocándose en el resultado del proceso, más específicamente en la importancia de controlar las salidas No conformes.

Es así que, mediante la definición de  estándares, asignación de responsabilidades para su tratamiento y la toma de acciones cuando aplique.

Afirmamos, que las estadísticas de salidas no conformes indican el comportamiento y las variaciones que tiene un proceso, en cuanto a resultados de calidad.

En forma opuesta a los criterios de control que han sido definidos.

Por consiguiente juegan un papel importante y requieren ser abordadas con conciencia por parte de cada miembro de un proceso.

Como resultado se entiende que el objetivo es controlar o prevenir su entrega no intencionadas al cliente, generando así insatisfacción de éstos.

Para el tratamiento adecuado de una salida No conforme se debe aplicar:

Corrección

Separar, contener, devolver, o suspender provisión

Informar al cliente

Obtener autorización para su aceptación bajo concesión

Conservar información

En conclusión, la cláusula 8 de Operación, lleva a las empresas a reconocer la necesidad de planear cómo se ejecutarán sus procesos, qué criterios, controles, planes, procedimientos, guías o controles estadísticos se requieren para analizar y ajustar los estándares que les permitan alcanzar resultados sostenibles mediante controles en la liberación del producto y la toma de acciones para su tratamiento reflejando la dinámica infinita de la mejora continua. 

Foto de Anamul Rezwan en Pexels

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