Planificación Estratégica

¿Su organización ya pensó en la estrategia 2021? Vea cómo los objetivos de calidad deben alinearse con la planificación estratégica y qué se necesita para ser más eficaz en el logro de los objetivos.

2020 fue y ha sido un año desafiante para todas las organizaciones, independientemente del segmento. Un año en el que una pandemia nos tomó por sorpresa, lo que obligó a las empresas a reinventarse de un vistazo para mantenerse activas en el mercado.

Hablar de planificación estratégica para pensar en los próximos pasos para 2021 es imprescindible para cualquiera que busque un crecimiento sostenible.

Es a partir de ahora que las empresas comienzan a evaluar lo sucedido. Y conviene recordar que hablar de planificación debe ser mucho más que un documento repleto de páginas o simplemente una acción para conseguir un sello de calidad.

Los líderes deben ser conscientes de hacia dónde quieren ir e involucrar a todas las áreas en este desafío, evaluando oportunidades y mejoras que traerán una ventaja competitiva al negocio.

Rol de alta dirección

La alta dirección tiene un papel fundamental no solo en la planificación estratégica sino en hacer que todo el equipo adopte las metas de la empresa y haga su parte para lograrlas.

El análisis de los resultados debe realizarse no para encontrar al culpable, sino para comprender las razones por las que no se cumplen determinados indicadores. El liderazgo debe brindar todo el apoyo y crear un ambiente propicio para una sana discusión dirigida a implementar nuevas acciones.

El mal manejo y la mala postura en este proceso crean un ambiente negativo dentro de la organización. Esto hace que el equipo se sienta poco motivado para contribuir. Cuando en realidad es el momento de entender las razones y determinar nuevos caminos.

Entonces, ¿por dónde comenzar?

No es nuevo que cuando llevamos a cabo una planificación estratégica, la organización debe tener metas y objetivos deseados. Es necesario realizar un análisis de lo que rodea a su empresa para comprender el contexto en el que se inserta. Algunos puntos son cruciales para este análisis entre ellos:

• Análisis de mercado. Es el momento de considerar la economía del país principalmente por los cambios provocados en el escenario económico por la pandemia. Otros aspectos que se pueden considerar están alineados con temas legales (un ejemplo es la Ley General de Protección de Datos que entró en vigencia), entorno tecnológico, entre otros.
• Papel de los competidores en el mercado. ¿Cómo se han posicionado los competidores para lograr una ventaja competitiva?
• Quejas de clientes. ¿El producto no cumplió con ningún requisito específico, se cumplieron realmente los plazos? ¿Hubo un aumento o pérdida de clientes en el período de este año?

Herramientas como el análisis FODA, PFMEA, análisis de resultados o análisis de la competencia pueden ser una buena opción para orientar a la empresa.

También es hora de analizar internamente si la misión de la empresa es la adecuada y si la visión sigue siendo la misma. También se deben monitorear las cuestiones relacionadas con el clima organizacional y el efecto de estos factores en el logro de los objetivos.

El requisito 4.1 de la ISO 9001:2015 – Comprensión de la organización y su contexto, refuerza este concepto al afirmar:

“[…] La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos.»

Si su organización tiene como objetivo la certificación, en caso de una auditoría, es importante resaltar el seguimiento y análisis crítico de asuntos externos e internos a través de actas de reuniones de gestión, por ejemplo o registros de planificación estratégica.

Armado con toda la información, comienza a construir un plan de acción para alcanzar los objetivos inicialmente definidos. Herramientas como 5w2h lo ayudarán a responder preguntas clave para implementar cada paso del plan.

Finalmente, es necesario hacer un seguimiento de cada paso para evaluar la eficacia de lo propuesto, los riesgos, las oportunidades y las acciones de mejora. Herramientas como el PHVA facilitan a los gerentes la toma de decisiones y el logro de metas, integrando pasos y mejorando procesos.

La calidad debe estar alineada con la planificación estratégica

Quienes evalúan el área de Calidad como un costo para la empresa, desconocen la importancia de alinear los objetivos de calidad con la planificación estratégica.

Identificación de no conformidades y oportunidad de mejoras. Gestión de la calidad muestra cómo eliminar un problema que está aumentando los costos de la organización. Es a través de él que se puede realizar el análisis de la causa raíz, evaluando en profundidad las razones que están dando lugar al problema. Y cuanto antes se haga, más económico será para la organización.

Seguimiento a las Partes Interesadas. Mediante criterios preestablecidos, es posible monitorear y evaluar la situación de la empresa en relación con los grupos de interés, y aquí vamos más allá de los clientes porque también incluimos empleados, accionistas, proveedores, etc. La investigación de la satisfacción del cliente, los proyectos para mejorar el clima interno pueden ser buenos ejemplos que orienten el análisis crítico de la empresa en el momento de la planificación.

Seguimiento. ¿Cómo va a realizar un seguimiento de lo que está sucediendo sin monitorear las acciones? Es a partir de la evaluación constante de los indicadores que se podrá entender si se está cumpliendo con lo planteado en la planificación estratégica y qué acciones son fundamentales para revertir la situación.

Simplificar el seguimiento de las acciones

Como dijimos antes, para saber si vamos por el camino correcto se necesitan herramientas donde se pueda ver a través de indicadores si se están logrando los objetivos y además dar velocidad en la toma de decisiones.

Los softwares permite no solo la centralización de la información, sino otras facilidades que facilitarán el seguimiento de la planificación estratégica de su empresa, como:

Seguimiento de indicadores. Con todos los indicadores centralizados en un solo lugar, puede analizar con precisión la evolución de las cifras de su empresa, los resultados acumulados y también una comparación con resultados anteriores. Esto permite a los gerentes tomar decisiones rápidamente basadas en datos o incluso dar una nueva dirección a las acciones de planificación estratégica de la empresa.

Supervisión de planes de acción. Las soluciones automatizadas permiten la construcción de planes de acción, oportunidades de mejora que le permiten monitorear todas las etapas de ejecución, quienes están involucrados en el proceso, insertando evidencia y analizando la efectividad del plan de acción.

Seguimiento de tareas. Gestionar rutinas estratégicas sin olvidar actividades, requiere mucha organización por parte del gerente para liderar el equipo y medir el resultado. Puede enumerar las tareas principales y los responsables de cumplir las tareas dentro del plazo establecido.

Comunicación rápida con notificaciones automáticas. Tiene una comunicación más organizada con su equipo. Todos los involucrados en el proceso son notificados automáticamente de las fechas límite para cambios y revisiones. Esto evita que la comunicación se disperse en varios medios como correos electrónicos y otros canales internos, lo que facilita el desajuste de información.

_{Foto by pexel Elevate digital}