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Categoría: SGC

Planificación estratégica de la Alta Dirección

Planificación estratégica de la Alta Dirección

Planificación Estratégica

¿Su organización ya pensó en la estrategia 2021? Vea cómo los objetivos de calidad deben alinearse con la planificación estratégica y qué se necesita para ser más eficaz en el logro de los objetivos.

2020 fue y ha sido un año desafiante para todas las organizaciones, independientemente del segmento. Un año en el que una pandemia nos tomó por sorpresa, lo que obligó a las empresas a reinventarse de un vistazo para mantenerse activas en el mercado.

Hablar de planificación estratégica para pensar en los próximos pasos para 2021 es imprescindible para cualquiera que busque un crecimiento sostenible.

Es a partir de ahora que las empresas comienzan a evaluar lo sucedido. Y conviene recordar que hablar de planificación debe ser mucho más que un documento repleto de páginas o simplemente una acción para conseguir un sello de calidad.

Los líderes deben ser conscientes de hacia dónde quieren ir e involucrar a todas las áreas en este desafío, evaluando oportunidades y mejoras que traerán una ventaja competitiva al negocio.

Rol de alta dirección

La alta dirección tiene un papel fundamental no solo en la planificación estratégica sino en hacer que todo el equipo adopte las metas de la empresa y haga su parte para lograrlas.

El análisis de los resultados debe realizarse no para encontrar al culpable, sino para comprender las razones por las que no se cumplen determinados indicadores. El liderazgo debe brindar todo el apoyo y crear un ambiente propicio para una sana discusión dirigida a implementar nuevas acciones.

El mal manejo y la mala postura en este proceso crean un ambiente negativo dentro de la organización. Esto hace que el equipo se sienta poco motivado para contribuir. Cuando en realidad es el momento de entender las razones y determinar nuevos caminos.

Entonces, ¿por dónde comenzar?

No es nuevo que cuando llevamos a cabo una planificación estratégica, la organización debe tener metas y objetivos deseados. Es necesario realizar un análisis de lo que rodea a su empresa para comprender el contexto en el que se inserta. Algunos puntos son cruciales para este análisis entre ellos:

  • Análisis de mercado. Es el momento de considerar la economía del país principalmente por los cambios provocados en el escenario económico por la pandemia. Otros aspectos que se pueden considerar están alineados con temas legales (un ejemplo es la Ley General de Protección de Datos que entró en vigencia), entorno tecnológico, entre otros.
  • Papel de los competidores en el mercado. ¿Cómo se han posicionado los competidores para lograr una ventaja competitiva?
  • Quejas de clientes. ¿El producto no cumplió con ningún requisito específico, se cumplieron realmente los plazos? ¿Hubo un aumento o pérdida de clientes en el período de este año?

Herramientas como el análisis FODA, PFMEA, análisis de resultados o análisis de la competencia pueden ser una buena opción para orientar a la empresa.

También es hora de analizar internamente si la misión de la empresa es la adecuada y si la visión sigue siendo la misma. También se deben monitorear las cuestiones relacionadas con el clima organizacional y el efecto de estos factores en el logro de los objetivos.

El requisito 4.1 de la ISO 9001:2015 – Comprensión de la organización y su contexto, refuerza este concepto al afirmar:

“[…] La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos.»

Si su organización tiene como objetivo la certificación, en caso de una auditoría, es importante resaltar el seguimiento y análisis crítico de asuntos externos e internos a través de actas de reuniones de gestión, por ejemplo o registros de planificación estratégica.

Armado con toda la información, comienza a construir un plan de acción para alcanzar los objetivos inicialmente definidos. Herramientas como 5w2h lo ayudarán a responder preguntas clave para implementar cada paso del plan.

Finalmente, es necesario hacer un seguimiento de cada paso para evaluar la eficacia de lo propuesto, los riesgos, las oportunidades y las acciones de mejora. Herramientas como el PHVA facilitan a los gerentes la toma de decisiones y el logro de metas, integrando pasos y mejorando procesos.

La calidad debe estar alineada con la planificación estratégica

Quienes evalúan el área de Calidad como un costo para la empresa, desconocen la importancia de alinear los objetivos de calidad con la planificación estratégica.

Identificación de no conformidades y oportunidad de mejoras. Gestión de la calidad muestra cómo eliminar un problema que está aumentando los costos de la organización. Es a través de él que se puede realizar el análisis de la causa raíz, evaluando en profundidad las razones que están dando lugar al problema. Y cuanto antes se haga, más económico será para la organización.

Seguimiento a las Partes Interesadas. Mediante criterios preestablecidos, es posible monitorear y evaluar la situación de la empresa en relación con los grupos de interés, y aquí vamos más allá de los clientes porque también incluimos empleados, accionistas, proveedores, etc. La investigación de la satisfacción del cliente, los proyectos para mejorar el clima interno pueden ser buenos ejemplos que orienten el análisis crítico de la empresa en el momento de la planificación.

Seguimiento. ¿Cómo va a realizar un seguimiento de lo que está sucediendo sin monitorear las acciones? Es a partir de la evaluación constante de los indicadores que se podrá entender si se está cumpliendo con lo planteado en la planificación estratégica y qué acciones son fundamentales para revertir la situación.

Simplificar el seguimiento de las acciones

Como dijimos antes, para saber si vamos por el camino correcto se necesitan herramientas donde se pueda ver a través de indicadores si se están logrando los objetivos y además dar velocidad en la toma de decisiones.

Los softwares permite no solo la centralización de la información, sino otras facilidades que facilitarán el seguimiento de la planificación estratégica de su empresa, como:

Seguimiento de indicadores. Con todos los indicadores centralizados en un solo lugar, puede analizar con precisión la evolución de las cifras de su empresa, los resultados acumulados y también una comparación con resultados anteriores. Esto permite a los gerentes tomar decisiones rápidamente basadas en datos o incluso dar una nueva dirección a las acciones de planificación estratégica de la empresa.


Supervisión de planes de acción. Las soluciones automatizadas permiten la construcción de planes de acción, oportunidades de mejora que le permiten monitorear todas las etapas de ejecución, quienes están involucrados en el proceso, insertando evidencia y analizando la efectividad del plan de acción.


Seguimiento de tareas. Gestionar rutinas estratégicas sin olvidar actividades, requiere mucha organización por parte del gerente para liderar el equipo y medir el resultado. Puede enumerar las tareas principales y los responsables de cumplir las tareas dentro del plazo establecido.


Comunicación rápida con notificaciones automáticas. Tiene una comunicación más organizada con su equipo. Todos los involucrados en el proceso son notificados automáticamente de las fechas límite para cambios y revisiones. Esto evita que la comunicación se disperse en varios medios como correos electrónicos y otros canales internos, lo que facilita el desajuste de información.

Foto by pexel Elevate digital

Círculos de calidad ¿Qué es? ¿Cómo funciona?

Círculos de calidad ¿Qué es? ¿Cómo funciona?

Origen

El concepto de círculo de calidad es el resultado de la interacción entre el método estadístico estadounidense de Control de la Calidad y prácticas organizativas japonesas.

Después de la Segunda Guerra Mundial, los japoneses sentían que la única manera de volver a poner en pie su economía, era eliminar su reputación de producir productos baratos y de mala calidad si querían encontrar un lugar en el mercado internacional.

Fue así que las fuerzas aliadas de Japón pidieron al gobierno de Estados Unidos que enviara expertos en gestión para ayudar a los japoneses a mejorar sus industrias. Edward Deming fue enviado para capacitar al personal de administración de Japón, y posteriormente Josehp Juran también imparte conferencias sobre calidad en la tierra del sol naciente.

Sobre la base de las enseñanzas de estos dos expertos, en 1949 se inicia en Japón el movimiento de calidad. Más tarde en 1961 la idea se formalizó y fue expandida por otros como el Dr. K. Ishikawa.

El Dr. K. Ishikawa, uno de los pioneros involucrados en este esfuerzo, señaló la importancia de la educación de los empleados de la planta, aparte del personal de administración. Él creía que el conocimiento estadístico elemental es más importante para los empleados de planta con el fin de mantener un mejor control en su trabajo diario.

Son muchas las interpretaciones del concepto de círculos de calidad, cada autor lo define de maneras diferentes pero todos coinciden en que «El círculo de calidad es un pequeño grupo de empleados del mismo área o trabajo similar al que se reúnen de forma voluntaria regularmente durante aproximadamente un año».

Propósito del círculo de calidad

En Japón, los círculos de calidad se organizan dentro de un departamento o área de trabajo con el propósito de estudiar y eliminar los problemas relacionados con la producción.

Son equipos de resolución de problemas que utilizan métodos estadísticos simples para investigar y decidir soluciones a problemas.  Los círculos de calidad en América del Norte son similares a los círculos japoneses, a pesar de que cada uno puede enfatizar una función particular como la resolución de problemas, la creación de equipos o el control de calidad.

El concepto de círculo de calidad se basa en el supuesto de que las causas de los problemas de calidad o productividad son desconocidas para los trabajadores y la gerencia. También se asume que los trabajadores tienen conocimiento práctico, son creativos y pueden ser entrenados para usarla en la resolución de problemas laborales.

Los círculos de calidad, sin embargo, son un enfoque de construcción de personas, en lugar de un uso de personas.

Características de los círculos de calidad

➭  El círculo de calidad es un pequeño grupo de empleados.

El círculo de calidad es un pequeño grupo de 8 a 10 trabajadores. Un círculo con menos de 5 miembros perdería su fuerza debido a la alta tasa de absentismo. Esto puede hacer que un círculo se vuelva inactivo. Por otro lado, más de 15 colaboradores en un círculo podrían resultar en la ausencia de oportunidades para la participación activa de cada uno.

Como tal, se recomienda de 8 a 10 participantes como la fuerza mínima y máxima de los círculos de calidad respectivamente. La razón de tales números es que la cantidad de interacción entre los miembros sería manejable.

➭  El círculo de calidad se organiza para un mismo área de trabajo o trabajos similares.

Un círculo de calidad está conformado por un grupo de trabajadores que realizan tareas semejantes. Los miembros que participan en actividades circulares deben estar en sintonía. Las discusiones que tienen lugar en las reuniones deben ser claras para cada uno de los participantes. Esto es posible solo si la composición del círculo incluye empleados que trabajan en el mismo área de trabajo o que participan en un tipo de trabajo equivalente, esto proporciona identidad al círculo y sentido de pertenencia a sus integrantes.

Las designaciones de los miembros no tienen por qué ser necesariamente iguales, pero el trabajo en el que participan todos debe ser común.

➭  Los círculos de calidad son voluntarios

Los colaboradores de la empresa conforman círculos de calidad por voluntad propia. No se puede imponer, presionar u obligar a ningún empleado que conforme un círculo. Por lo que, la existencia de los círculos depende de la decisión de cada integrante.

➭  Los círculos de calidad se reúnen cada semana durante aproximadamente una hora

Por lo tanto, es posible que el círculo se reúna al menos tres o cuatro veces al mes. La regularidad de las reuniones es muy significativa y debe respetarse.

➭ Los círculos de calidad identifican, analizan y resuelven problemas relacionados con el trabajo

Los empleados que trabajan continuamente en un área de trabajo saben mejor qué problemas están obstaculizando el logro de alta calidad, productividad y rendimiento óptimo, y también cómo pueden corregirse. Los miembros del grupo eligen el problema y los proyectos sobre los cuales habrá de trabajarse. En forma ideal el proceso de selección se debe consensuar de esta forma todos los participantes convienen en los problemas que es necesario resolver.

➭ Círculo de calidad lleva a un rendimiento total

A medida que los círculos de calidad van resolviendo problemas, el rendimiento total del área de trabajo mejora naturalmente. Esto da como resultado ganancias a la organización muchas veces imperceptibles.

Beneficios de los círculos de calidad

Dentro de los beneficios de esta metodología podemos encontrar:

  • Contribuir a la mejora de la calidad en la organización
  • Solución de problemas detectados
  • Concientización, sensibilización, integración y comunicación de los colaboradores, mejorando el clima laboral.
  • Formación continua a través del intercambio de conocimiento, motivación y creación de conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho.
  • Fomentar un ambiente de colaboración y de apoyo recíproco en favor del mejoramiento de los procesos operativos y de gestión.
  • Mejorar la comunicación entre los trabajadores y los directivos o gerentes.

Foto de: This is engineering y Tiger Lily en Pexels

Información documentada y su relación con la Gestión del conocimiento

Información documentada y su relación con la Gestión del conocimiento

Un efectivo control de la información documentada debe llevar a la empresa a asociar esta actividad con la Gestión del conocimiento.

El propósito real de identificar, revisar, aprobar, divulgar, acceder, mantener, actualizar y repetir el ciclo con la información documentada es el de conocer, preservar, divulgar, mejorar y optimizar el Know how de la organización. 

El control de la información documentada es el punto de partida para una efectiva gestión del conocimiento.

En tu empresa;

¿De qué forma se percibe la importancia del requisito “controlar la información documentada”?

¿ Se ha convertido en un montón de archivos dispersos en los equipos de cómputo? 

¿ Has escuchado que la información documentada es algo adicional y existe solo por cumplimiento normativo?

¿ Las versiones obsoletas aún salen a relucir en la operación actual?

¿ Aún imprimes hojas de aprobación para recolección de firmas? 

¿Envías documentos por correo para la revisión saturando los e-mails con versiones en proceso?

¿Pasan largos periodos de tiempo para la aprobación de un documento y no tienes forma de medir o hacer seguimiento efectivo? 

¿Los métodos aplicados no corresponden a los documentados?

Nuestro software Genebra Quality facilita el control documental de la gestión de la calidad en tu empresa.

Funcionalidades

✔ Lista maestra automática

✔ Registro de historial de cambios

✔ Control de versiones

✔ Gestión de responsabilidades

✔ Creación y edición de documentos

Flujo de aprobación de documentos

✔ Notificaciones automáticas

✔ Seguimiento a la gestión

Esto se traduce en: Impacto/Beneficios

Seguimiento efectivo a compromisos de revisión y aprobación

✔ Minimizar impacto al ambiente por uso de papel

✔ Aumento de productividad por alertas automáticas para el equipo de trabajo

✔ Implementar periodos de revisión de documentos para su actualización y emisión de alertas al vencimiento del periodo

✔ Minimización de costos en papel y tintas de impresión

✔ Reducción de tiempos en la gestión documental

✔ Minimización de riesgos de uso de documentos obsoletos y errores de operación

Organiza tus objetivos y táchalos de la lista

Organiza tus objetivos y táchalos de la lista

¿Sabías que dependiendo la clasificación de los objetivos va a variar su planificación y seguimiento? 

Empresas como Google, mantienen la idea de establecer metas que generen desafíos, su metodología es sencilla y práctica, permitiendo cuantificar si el trabajo se está haciendo bien, enfocados en una estructura de alto nivel para toda la empresa, donde cada integrante cuenta con sus propios logros a alcanzar.

A veces nos abrumamos por tantas asignaciones, el equipo de control de calidad solicitando indicadores de gestión, los supervisores de seguridad industrial con sus índices de accidentes, nuestros jefes asignando responsabilidades y de manera personal cada día buscamos mejorar nuestra competencia, poniéndonos metas personales que se suman a todos los objetivos de la organización. 

La solución a todos esos problemas, te la comparto en estos pasos: 

1. Prepara una lista con todos tus objetivos y asígnale prioridades baja, media o alta, tomando en cuenta la planificación estratégica de la organización y el impacto de estos sobre el sistema de gestión. 

2. Selecciona aquellos resultados previstos que vayan directo a la acción, considerando una cantidad manejable en un rango de 3 a 5 objetivos que puedan englobar los aspectos más importantes.

3. Clasifica los objetivos en proyecto, tarea o hábito, tomando en cuenta lo siguiente: 

Proyecto: Tienen una fecha de finalización y derivan en varias tareas de forma paralela o consecutivas, por ejemplo: Implementar el programa de buenas prácticas contra el COVID-19, antes de la certificación solicitada a AENOR en el mes de septiembre 2020”

Tarea: Se lleva a cabo en una fecha específica, requiere de un solo paso, por ejemplo: “Cerrar la no conformidad detectada por el proceso de recursos humanos”

Hábito:  Son los que se repiten con frecuencia, por ejemplo “Registrar diariamente las temperaturas de la cava de enfriamiento al momento de ingresar producto terminado” 

Meta:  Son objetivos numéricos, por ejemplo “Aumentar 40% las ventas a los clientes de Latinoamérica”

4. Organiza los tipos de objetivos en la herramienta de trabajo correspondiente: 

  • Proyecto, Meta: Calendario. 
  • Hábito: Horario. 
  • Tarea: Agenda. 

5. Tacha los objetivos que ya cumpliste, genera satisfacción y motivación para continuar con el resto de los pendientes. 

6. Analiza los resultados antes de definir los nuevos objetivos o las nuevas metas de los ya existentes, para tomar decisiones en la base a los datos. 

Te invito a que construyamos juntos tu lista de objetivos, haznos saber tu interés en un comentario y te estaremos contactando.

7 errores en un plan de acción que hay que evitar

7 errores en un plan de acción que hay que evitar

Pensamos que el trabajo más estresante y angustiante de un sistema de gestión es la puesta en marcha de auditorías. Y consideramos que al tener el informe final y las felicitaciones o caras poco agradables ya termina ese duro momento. Sobretodo para los coordinadores y responsables del sistema de gestión.

Lo emocionante y a su vez un poco estresante es el levantamiento del plan de acción. Aunque unos corran con la suerte de presentar máximo 2 no conformidades, la realidad es que lidiar con un gran número de hallazgos es lo más común. Y aún así que todas sean al mismo tiempo, le genera un adicional de ansiedad por finalizar este proceso de verificación.

Con base a la experiencia dentro de auditorías como auditada y representando al auditor, he detectado estos 7 errores en un plan de acción:

  1. No se hace un buen análisis de la causa, tomando como origen lo primero que se venga a la mente o en lo que todos coincidan.
  2. Proponer una corrección que no abarca todos los aspectos de la no conformidad.
  3. Programar las acciones sin tomar en cuenta las prioridades, y la repercusión de cada actividad en otra.
  4. Planificar sin tomar en cuenta lo que no ha funcionado y sin definir responsables directos y personal involucrado (incluyendo externos).
  5. Ejecutar sin dejar evidencias claras y demostrables.
  6. No establecer las fechas de seguimiento posterior a la ejecución.
  7. No medir la eficacia del plan de acción tomando en cuenta recursos (tiempo, personas, económicos, tecnológicos, entre otros)
errores en plan de acción

Mis recomendaciones:

  • Usa una herramienta para determinar la causa, que se ajuste al tamaño y estructura de tus procesos:

Ejemplo: Análisis causa-Raíz, 5 por qué.

  • Leer todos los verbos y detalles de la no conformidad para verificar que en la corrección se den respuestas con acciones específicas.
  • Listar todas las actividades que se deben ejecutar y ordenar su ejecución por prioridad. Organizar en forma de matriz aquellas que se pueden hacer en paralelo y las que son consecutivas.

Ejemplo: Matriz de Eisenhower

  • Antes de establecer una acción se debe hacer memoria sobre su eficacia o consultar a partes interesadas, lo que llamamos “toma de decisiones con base de datos” Ejemplo: Estadísticas relacionadas al hallazgo.
  • Documentar mediante fotos, procedimientos, minutas y demás registros internos o externos que sean necesarios para demostrar la ejecución. Ejemplo: Las fotografías siempre deben ir acompañadas de documentos que validen esa acción, como minutas, presupuestos, órdenes de compra, declaraciones de las partes involucradas.
  • Evaluar y determinar los tiempos necesarios para el cierre, que estén dentro de lo establecido (por lo general se tienen 3 meses para el cierre de hallazgos, dependiendo su impacto y criterios del auditor). Herramienta: Asana, google calendar, Microsoft Excel. 
  • Utilizar las revisiones por la dirección o reuniones que ya se encuentran programadas para revisar en qué estado se encuentran los hallazgos, hacerse las preguntas: ¿Se presentaron de nuevo? ¿se han generado acciones de mejora a partir de ese hallazgo? ¿las acciones preventivas se están ejecutando? ¿tiene algún impacto en mis amenazas y oportunidades?

Y finalmente comparto con ustedes esta plantilla para registrar sus planes de acción y tener un cierre de hallazgos exitoso.