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Categoría: Tips

¿Cómo lidiar con la resistencia de los colaboradores a la gestión de la calidad?

¿Cómo lidiar con la resistencia de los colaboradores a la gestión de la calidad?

Descubra cuáles son las mejores prácticas para derribar barreras y tener éxito en la implementación de la gestión de la calidad dentro de la organización.


El proceso de implementar un proyecto de gestión de la calidad dentro de las empresas no es tan sencillo, ya que muchos de los cambios comienzan a ocurrir en la cultura organizacional, lo que genera cierta resistencia por parte de muchos empleados.

Por supuesto, todo lo que es nuevo parece más complejo en el primer contacto. Pero la pregunta es cómo las organizaciones afrontan este escenario y cómo puede afectar el proceso de planificación e implementación de estos cambios.

El uso de los Principios de Calidad dentro de las organizaciones sigue siendo extremadamente importante, ya que el incumplimiento de estos principios impacta directamente en el Sistema de Gestión de Calidad.

Es importante destacar que la palabra “calidad” no actúa aisladamente, sino que siempre debe ir acompañada de una pregunta: ¿Calidad para quién? Los empleados necesitan saber la importancia que tienen en el proceso de cambio y cómo puede impactar el logro de las estrategias establecidas.

En el artículo de hoy, le daremos algunos consejos sobre cómo lidiar con el proceso de cambio de manera estratégica y cómo involucrar a nuevos empleados. ¿Vamos?

1. Sepa liderar

Muchos responsables de los sistemas de gestión terminan erróneamente con el liderazgo como una simple “posición gerencial” o como personas que están a cargo de los equipos.

Pero el rol del líder dentro de una organización es un factor clave en el proceso de cambio. Es él quien conducirá a los colaboradores a una mejor ejecución, aclarando las acciones y, así, logrando mejores resultados.

Los responsables de los sistemas de gestión, que no lideran la calidad, posiblemente, encontrarán fallas en el curso del SGC por no involucrar a los colaboradores en los cambios realizados.

¿Y cómo ponerlo en práctica?

Sea proactivo y dé el ejemplo. Los verdaderos líderes participan activamente en la implementación y el seguimiento de las acciones, en lugar de simplemente dictar lo que se debe hacer.

Tenga en cuenta los deseos de TODAS las partes interesadas. Desde clientes hasta propietarios, empleados, proveedores, comunidades locales y el público en general, las partes interesadas son vitales para el proceso de gestión de la calidad.

Además, puede afectar el éxito de la organización si no hay relación y comprensión desde el punto de vista del liderazgo.

Establecer valores éticos y comunes en toda la organización. Los líderes inculcan un sentido de valor y ética que también está alineado con la misión de la empresa. Así inspira al equipo a ser parte de las iniciativas de gestión de la calidad basadas en estos valores.

2. Promover programas de formación

La mejor forma de fomentar la búsqueda de la mejora profesional es fomentar la actualización de conocimientos de los colaboradores. Esta es una de las formas de promover una mejor aceptación ante los cambios. Es a través del aprendizaje que los colaboradores pueden obtener una mejor comprensión no solo de lo que están haciendo, sino también de por qué están haciendo su trabajo.

Los gerentes que invierten en las habilidades de sus empleados pueden orientar las oportunidades de la empresa de acuerdo con el perfil de los colaboradores. Esto permite la inserción de nuevas personas para el ejercicio de funciones y permite que el equipo se sienta valorado.

Por lo tanto, invierta en programas de capacitación no solo cuando haya cambios, sino que haga que esta práctica sea una constante ante la organización. Todo se vuelve más fácil cuando el colaborador está preparado para el cambio.

En el caso de los Sistemas de Gestión de la Calidad, tu equipo debe dominar los conceptos principales, porque sin esto te quedas sin base para la toma de decisiones.

Conceptos como el ciclo PHVA, los principios de calidad son fundamentales para que el equipo tenga en cuenta todos los aspectos hacia los que se dirige la gestión de la calidad.

Y no olvide: proporcione canales claros para la retroalimentación durante todo el proceso de capacitación, así como después de la capacitación. Brinde a los colaboradores la oportunidad de hacer preguntas, plantear problemas potenciales y si se han beneficiado de la capacitación. Esto reducirá el potencial de malentendidos una vez que comience la fase de implementación.

3. Integrar el conocimiento en la gestión de la calidad

Para Peter Drucker, «lo que se puede medir se puede mejorar» y lo que se puede compartir se puede mejorar aún más.

Dado que los programas de calidad implican cambios organizacionales, no solo es válido que el nivel de gestión se vea comprometido. Existe la necesidad de un trabajo participativo en todos los niveles jerárquicos, tanto en el proceso de implementación como en el mantenimiento de los sistemas de calidad.

Todos los empleados y equipos deben ser parte de la nueva filosofía a implementar. Esto involucra a equipos del Círculo de Control de Calidad, la implementación del programa de las 5s entre otros.

Por eso es importante comunicar claramente las metas y los objetivos generales de sus estrategias. Esto asegurará que todos comprendan exactamente por qué se está implementando el sistema, lo que les permitirá ser incluidos en el proceso. Además, proporciona un trabajo más eficiente, con una toma de decisiones más rápida y una mayor colaboración entre todos.

Otro tema clave es el seguimiento. El monitoreo constante de todas las acciones ayudará a los administradores a identificar las principales fallas y la resistencia a los nuevos cambios. Puedes invertir en algunas actividades como:

  • Implementar el control de todos los pasos de producción;
  • Realizar evaluaciones comparativas comparando la productividad de la empresa desde diferentes puntos de vista;
  • Realice reuniones periódicas para establecer metas y evaluar las acciones que se están tomando. Esto te ayudará a incorporar una cultura de aprendizaje y mejora continua.

Conclusiones

Involucrar a las personas en las acciones de gestión de la calidad es un desafío diario para los responsables.

Es fundamental contar con un equipo comprometido con la adopción de los conceptos de calidad que implican la mejora de procesos. Después de todo, el trabajo conjunto traerá una nueva forma de realizar acciones y repensar estrategias que sirvan a los interesados.

Las soluciones automatizadas pueden ser grandes aliados, si buscas incrementar tu Gestión de Calidad. Y esto es tanto para ayudar al compromiso del equipo, centralizar la información o tener un análisis más efectivo del progreso del proceso. Para más información, contacte con nuestros expertos.

7. Apoyo

7. Apoyo

En la implementación del sistema de gestión se requiere una serie de recursos que permitirán alcanzar los objetivos y mejorar continuamente la cultura de calidad en los procesos. La norma ISO 9001:2015 contempla en su numeral 7 de apoyo:

7.1 Recursos

Son todas aquellas actividades que están inmersas en los procesos de soporte en la organización, los cuales suministran todo lo necesario para que los demás procesos funcionen. 

Normalmente en este grupo se encuentran los procesos de talento humano, sistemas de información, compras, mantenimiento e infraestructura. 

En este numeral la norma invita a analizar las capacidades y limitaciones existentes para alcanzar los objetivos y metas planificadas. Incluyendo el personal, sus competencias, hardware, software, maquinaria, instalaciones, ambiente, seguimiento a las mediciones y su confiabilidad. Y por último el valioso, conocimiento de la organización. Que es uno de los recursos más valiosos para la continuidad del negocio y debe ser preservado y salvaguardado.

7.2 Competencia

Este numeral plantea la importancia de determinar cuánto y qué personal se requiere para el desarrollo de las actividades. Así mismo, la importancia de medir su desempeño y determinar planes de acción para mejoramiento de competencias. 

Estas actividades están enmarcadas en el conocer el mapa del talento humano de la organización. Tener claridad en cuáles son sus fortalezas y oportunidades de mejora.

De tal forma que cada vez se pueda contar con personal capacitado, en crecimiento y enfocado en la mejora continua.

Entonces, como requisito normativo es indispensable que todas las actividades sean documentadas para evidencia ante el sistema de gestión.

7.3 Toma de conciencia

Promover la toma de conciencia desde el reconocimiento y aporte de cada miembro de la organización, a los objetivos comunes, es una de las estrategias, de más alto impacto en la cultura de la calidad.

Cuando se trabaja con seres humanos que reconocen la calidad en ellos entonces el resultado será una calidad sostenible.

Por eso en esta cláusula de apoyo y de toma de conciencia, se necesita identificar cuáles son los aspectos que requieren abordarse para que el personal tome conciencia. Para así consolidar los componentes del direccionamiento estratégico que debe ser socializado con claridad y sencillez para que pueda ser entendido e incluído en el día a día.

Finalmente, cuando cada persona en la organización tiene claro cómo influye el hacer o no hacer las cosas con calidad, entonces podemos decir que; la toma de conciencia es una realidad en la cultura organizacional.

7.4 Comunicación

La norma ISO 9001:2015 es explícita en promover una comunicación fluida y oportuna que sea acorde a la necesidad de cada una de los procesos. Como parte del numeral de apoyo, la comunicación juega un papel muy importante.

Es por ello, que se plantea qué debe contener una matriz de comunicación, de tal forma que se identifique:

¿Está claro lo que debe comunicarse?

¿Cuándo?

¿A quién?

¿Cómo? ¿Cuál es el medio?

¿Quién es el Responsable?

7.5 Información documentada

La norma en su nueva versión 2015 amplía el enfoque del control de documentos a información documentada. Eliminando los límites en cuanto a tipo de documentos por ejemplo “procedimientos” o “instructivos”.

Así es como la norma tiene como requisito la identificación, distribución, acceso, control de cambios, legibilidad, conservación  y disposición de la información documentada, necesaria para el desarrollo de las actividades de cada uno de los procesos.

El control de la información documentada permite preservar el «know how» de la organización. Enfocarnos en implementar métodos actualizados, optimizados  y entrenar al personal con prácticas vigentes para alcanzar mejores resultados.

Te invito a leer un artículo de información documentada que va a interesarte, haciendo click aquí.

Foto de Personas creado por lookstudio – www.freepik.es

6. Planificación

6. Planificación

El capítulo de Planificación, es uno de los cambios más significativos de la norma ISO 9001 en su versión 2015.

Planificación - Norma ISO 9001:2015

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Este requisito inicia con la necesidad de determinar acciones para abordar riesgos y oportunidades considerando las cuestiones internas y externas que se identificaron en el numeral 4, lo anterior con el objetivo de:

  • Asegurar el cumplimiento de resultados planificados
  • Potenciar efectos deseados
  • Prevenir o reducir efectos no deseados
  • Mejorar continuamente

Esta definición de acciones para abordar los riesgos y las oportunidades lleva a las empresas a determinar planes tangibles en cada uno de sus procesos de tal forma que puedan integrarse al hacer y evaluarlos para verificar su eficacia.

La metodología más utilizada para priorizar la toma de acciones y evaluar los riesgos que serán abordados es determinar su probabilidad de ocurrencia e impacto versus el logro de los objetivos, de tal manera que se establezcan acciones que generen valor en los resultados.

6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

La norma invita a establecer objetivos asociados a la calidad que permitan medir el avance y la mejora continua en los escenarios alineados al direccionamiento estratégico.

Es por eso que son más que un deseo. Se convierten en el siguiente nivel de calidad a alcanzar, por lo tanto deben cumplir las siguientes características:

  • Coherencia: Con el direccionamiento estratégico, con la política de la calidad.
  • Ser medible: Permitir establecer mediciones asociadas para verificar que se están cumpliendo.
  • Contemplar los requisitos aplicables
  • Pertinencia en cuanto a conformidad de los productos y servicios. Para elevar la satisfacción del cliente.
  • Se les debe realizar seguimiento
  • Ser comunicados
  • Actualizarse, según los cambios del contexto y los aplicables a la organización.
  • Deben mantenerse documentados

Uno de los cambios más relevantes en este numeral es que los componentes de la planificación para el logro de los objetivos de la calidad son explícitos.

No se dejaron a criterio de la organización sino que debe incluir:

  • Especificar qué se va a hacer
  • Qué recursos son necesarios para la ejecución
  • Quién será el responsable
  • Tiempos de finalización
  • Método de seguimiento y evaluación de resultados.

6.3 Planificación de los cambios

Este numeral refleja que los sistemas de gestión deben ser flexibles a los cambios, no rígidos y centralizados en cumplir con lo planeado sin contemplar los cambios que sean identificados en el contexto.

El enfoque de la planificación de los cambios debe llevar a las empresas a ver la organización como un todo en cada uno de sus proyectos.

No contemplando el sistema de gestión como algo aislado. Sino como una herramienta para darle vida a los cambios.

Cuando se requiera la planificación de cambios, es necesario considerar:

  • El porqué de los cambios y consecuencias potenciales
  • La integridad del sistema de gestión de la calidad
  • Los recursos que tiene disponible la organización
  • La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades

El cumplimiento del numeral 6 de Planificación, lleva a las organizaciones a tener claridad en las acciones a tomar para minimizar los riesgos y potencializar los resultados.

Es por eso que siempre hay que estar alertas a los cambios del contexto.

Que sean pertinentes y que deban ser considerados dentro de la planificación como parte de la esencia cambiante de las organizaciones.

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4. Contexto de la Organización

4. Contexto de la Organización

Contexto de la organización, es el numeral que invita a considerar el sistema de gestión de la calidad con un enfoque estratégico. Hace parte de la planificación en las etapas del ciclo PHVA.

4.1 Comprensión de la organización y su contexto.

Para desarrollarlo conviene preguntarse:

¿Cómo se puede conocer ese contexto?

¿Qué se puede hacer para conocer la organización, sus capacidades internas, fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades?

¿Cómo impactan esas cuestiones internas y externas en el logro de los resultados de la organización?

¿Cómo se podría hacer seguimiento a ese contexto de forma natural, sistemática y oportuna?

Es necesario la pertinencia de las cuestiones versus propósito y el direccionamiento estratégico de la organización.

Algunas empresas realizan el análisis de su contexto con un FODA, sin embargo, deberían ampliar el enfoque y realizar análisis que les permitan identificar su perfil competitivo de una manera más cuantitativa de tal forma que puedan definir estrategias de impacto.

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Entender que la organización hace parte de un sistema en el cual existen partes interesadas que se pueden ver o percibirse afectadas con las actividades que se realizan.

En este numeral conviene preguntarse:

¿Cuáles son las partes interesadas que se afectan con el desarrollo de mis actividades?

¿Quiénes pueden percibirse afectadas?

En este listado se relacionan los trabajadores, proveedores, entidades gubernamentales, la comunidad, los socios, entidades bancarias, entre otras. Es necesario identificarlas e indagar acerca de qué necesidades y expectativas tienen en su relación con la organización y de qué forma el cumplirlas o no puede minimizar o potenciar el logro de los resultados planificados.

Cuando se incumplen necesidades de la parte interesada entidades gubernamentales, requisitos legales, se aumenta el riesgo de interrupción de la continuidad y operación del negocio.

Es necesario que se identifiquen esas partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad, 

4.3 Determinación del alcance del Sistema de gestión de la calidad 

La norma invita a que la determinación del alcance debe hacer de la estrategia. Luego de analizar ese contexto, el direccionamiento estratégico y el propósito de la organización, deben decidirse los límites, tomando el SGC como herramienta de mejora para ese alcance que hace parte de la cadena de valor de la organización. 

Es así como el alcance está determinado por el contexto. Por esa necesidad pertinente del entorno y de acuerdo a mis cuestiones internas. 

4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos

Este ítem resume todo el ciclo PHVA del sistema de gestión. Desde la definición de sus procesos, interacción, definición de criterios, métodos, estándares, asignación de recursos, responsabilidad y autoridad, abordar riesgos y oportunidades, evaluación de procesos y mejora.

Este numeral consolida de forma sencilla y específica cada una de las etapas que se siguen a lo largo de la norma ISO 9001:2015, permite entender cada etapa del ciclo PHVA y permite tener claridad en un paso a paso.

Finalmente, este capítulo nos permite enfocarnos e implementar las herramientas para que el sistema de gestión de la calidad se encuentre alineado al direccionamiento y propósito de la organización. De tal forma que en realidad sea una herramienta para la mejora y continuidad del negocio.

Comparto el siguiente video para poder interpretar la Norma ISO 9001:2015 de una manera fácil y simple.

Foto de pixabay en Pexels

Organiza tus objetivos y táchalos de la lista

Organiza tus objetivos y táchalos de la lista

¿Sabías que dependiendo la clasificación de los objetivos va a variar su planificación y seguimiento? 

Empresas como Google, mantienen la idea de establecer metas que generen desafíos, su metodología es sencilla y práctica, permitiendo cuantificar si el trabajo se está haciendo bien, enfocados en una estructura de alto nivel para toda la empresa, donde cada integrante cuenta con sus propios logros a alcanzar.

A veces nos abrumamos por tantas asignaciones, el equipo de control de calidad solicitando indicadores de gestión, los supervisores de seguridad industrial con sus índices de accidentes, nuestros jefes asignando responsabilidades y de manera personal cada día buscamos mejorar nuestra competencia, poniéndonos metas personales que se suman a todos los objetivos de la organización. 

La solución a todos esos problemas, te la comparto en estos pasos: 

1. Prepara una lista con todos tus objetivos y asígnale prioridades baja, media o alta, tomando en cuenta la planificación estratégica de la organización y el impacto de estos sobre el sistema de gestión. 

2. Selecciona aquellos resultados previstos que vayan directo a la acción, considerando una cantidad manejable en un rango de 3 a 5 objetivos que puedan englobar los aspectos más importantes.

3. Clasifica los objetivos en proyecto, tarea o hábito, tomando en cuenta lo siguiente: 

Proyecto: Tienen una fecha de finalización y derivan en varias tareas de forma paralela o consecutivas, por ejemplo: Implementar el programa de buenas prácticas contra el COVID-19, antes de la certificación solicitada a AENOR en el mes de septiembre 2020”

Tarea: Se lleva a cabo en una fecha específica, requiere de un solo paso, por ejemplo: “Cerrar la no conformidad detectada por el proceso de recursos humanos”

Hábito:  Son los que se repiten con frecuencia, por ejemplo “Registrar diariamente las temperaturas de la cava de enfriamiento al momento de ingresar producto terminado” 

Meta:  Son objetivos numéricos, por ejemplo “Aumentar 40% las ventas a los clientes de Latinoamérica”

4. Organiza los tipos de objetivos en la herramienta de trabajo correspondiente: 

  • Proyecto, Meta: Calendario. 
  • Hábito: Horario. 
  • Tarea: Agenda. 

5. Tacha los objetivos que ya cumpliste, genera satisfacción y motivación para continuar con el resto de los pendientes. 

6. Analiza los resultados antes de definir los nuevos objetivos o las nuevas metas de los ya existentes, para tomar decisiones en la base a los datos. 

Te invito a que construyamos juntos tu lista de objetivos, haznos saber tu interés en un comentario y te estaremos contactando.